在留資格変更の申請手続きとは？必要書類・流れ・審査期間を企業向けに解説
外国人を採用する企業にとって、在留資格の取り扱いは重要な実務のひとつ。留学生を新卒採用する場合や、外国人社員の職務内容が変わる場合など、在留資格の変更申請が必要になるケースは少なくありません。
在留資格変更の申請手続きを誤ると、就労開始が遅れたり、最悪の場合は不許可となる可能性もあります。
本記事では、在留資格変更の申請手続きについて、基本的な流れから必要書類、審査期間までを詳しく解説します。
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Contents
在留資格変更時の申請手続きとは
在留資格変更申請とは、現在の在留資格から別の在留資格へ変更するための手続きを指します。
たとえば、留学生として在留していた外国人が、日本国内の企業に就職し、就労を目的とした在留資格へ切り替える場合が代表例です。
在留資格の変更は、新しい活動内容に該当する在留資格が必要になった時点から、現在の在留期限が満了するまでの間に申請しなければなりません。
申請は、本人のほか、法定代理人や、出入国在留管理庁に認められた取次者が行うことも可能です。
企業としては、「採用内定後に在留資格変更が必要かどうか」を早い段階で確認しておくことが重要になります。
在留資格変更申請の流れ
在留資格を変更する場合は、出入国在留管理官署で「在留資格変更許可申請」を行います。ここでは、企業担当者が押さえておきたい申請の流れを、5つのステップで紹介します。
STEP1｜在留資格変更が必要かを確認する
まずは、採用予定の職務内容や雇用条件が、変更後の在留資格に該当するかを確認します。
とくに留学生を新卒採用する場合や、職務内容を変更する場合は、在留資格の切り替えが必要になるケースが多いため、早めの確認が重要です。
STEP2｜必要書類を準備する
在留資格変更申請では、共通して必要となる書類に加え、申請内容に応じた追加書類を準備します。
外国人本人が用意する書類と、企業側で準備する書類があるため、役割分担を明確にして進めましょう。
※必要書類の詳細は、次のセクションで解説します。
STEP3｜地方出入国在留管理官署へ申請する
書類が揃ったら、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署へ申請します。
申請は、外国人本人のほか、取次者（行政書士や企業の担当者など）が行うことも可能です。
STEP4｜審査を待つ
提出された書類をもとに、出入国在留管理官署で審査が行われます。
審査期間の目安は2週間〜1か月程度ですが、申請内容によっては追加書類の提出や面接が求められることもあります。
STEP5｜許可後の手続きを行う
在留資格変更が許可されると、外国人本人宛に通知が届きます。
その後、新しい在留カードの交付や、必要に応じて住民登録の変更手続きを行い、手続きは完了です。
在留資格変更申請に必要な書類
在留資格変更の申請では、提出が必要な書類が一律で決まっているわけではありません。共通して必要となる書類に加えて、申請内容によって追加の書類が求められるケースもあります。
ここでは、在留資格変更申請にあたって必要となる書類を確認していきましょう。
① 共通して必要となる書類
- 在留資格変更許可申請書
- 写真
- 在留カード
- パスポート（または在留資格証明書）
- パスポート等を提示できない場合は、その理由を記載した理由書
なお、写真については指定サイズや撮影時期などの条件があり、16歳未満の方や、変更後の在留資格が中長期滞在者に該当しない場合は、写真の提出は不要です。
② 申請内容によって追加で必要となる書類
①に加えて、在留資格の種類や申請内容によっては、追加書類の提出が必要になることがあります。
留学生から就労目的で変更する場合
留学生が就労を目的として在留資格変更を申請する場合は、次のような書類を提出します。
- 卒業証明書（または卒業見込み証明書）
- 雇用契約書・内定通知書
この場合、在留資格変更許可申請書は、変更後の在留資格によって様式が異なります。どの様式を使用すべきか判断に迷う場合は、事前に出入国在留管理庁へ確認しておくと安心です。
「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」へ変更する場合
「日本人の配偶者等」や「永住者の配偶者等」への変更を申請する場合には、以下の書類が必要です。
- 婚姻関係を証明する書類
- 身元保証書
- 質問書
身元保証書は、日本国籍または永住権を持ち、安定した生計を営んでいる方が身元保証人になる必要があります。また、質問書の記載内容によっては、夫婦同席での面接が行われることも。
医療目的で在留資格変更を行う場合
医療目的で在留資格変更を行う場合には、医療機関が発行する「外国人患者に係る受入れ証明書」を提出します。
治療内容や病状に応じて、滞在期間が判断される点も押さえておきましょう。
在留資格変更申請を行う場所と審査期間
在留資格変更の申請手続きは、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署で行います。受付時間は原則として平日の午前9時〜12時、午後1時〜4時ですが、事前確認がおすすめです。
審査期間は、申請内容や提出書類の不備の有無などによって異なりますが、通常は2週間から1ヶ月程度です。ただし、場合によっては数ヶ月以上かかることもあります。
在留資格変更が許可されたら、在留カードの交付や住民登録の変更手続きを行います。許可後に地方出入国在留管理官署や市区町村の窓口で案内がありますので、指示に従って速やかに手続きを進めましょう。
また、許可される際には、4,000円の手数料を収入印紙で納付する必要があります。出入国在留管理庁のホームページから納付書をダウンロードして使用できます。
まとめ
在留資格変更の申請手続きは、外国人が日本で行う活動内容を変更する際に欠かせない重要な手続きです。必要書類は在留資格や申請者の状況によって異なり、事前準備が不十分だと審査が長引く原因にもなります。
外国人を採用する企業としても、在留資格変更の流れを理解し、早めに対応することが、採用後のトラブル防止につながります。
