外国人採用で必須の「外国人雇用状況の届出」とは？提出義務・手続き・注意点を解説
外国人を採用する企業には、雇入れ時や離職時に「外国人雇用状況の届出」を行う義務があります。提出を怠ると罰則の対象となるため、人事・採用担当者にとっては見落とせない手続きの一つです。
この記事では、外国人雇用状況の届出の概要から提出方法、注意点までをわかりやすく解説します。
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Contents
「外国人雇用状況の届出」とは？外国人の雇用・離職時に必須
外国人雇用状況の届出とは、外国人を雇い入れた場合や離職した場合に、事業主がハローワークへ提出する届出制度です。
2007年（平成19年）の雇用対策法改正により、すべての事業主に提出が義務付けられました。
届出では、外国人労働者の氏名や在留資格、在留期間などを申告します。
これにより、厚生労働省が外国人の雇用状況を把握し、雇用管理の改善や再就職支援につなげています。
実務上は「外国人雇用状況届出書」と呼ばれることもありますが、制度の正式名称は外国人雇用状況の届出です。
外国人雇用状況の届出が「必要な人・不要な人」
原則として、外国人を雇用する場合は届出が必要です。
ただし、以下に該当する外国人については、制度の対象外となります。
- 特別永住者（在日韓国・朝鮮人など）
- 在留資格が「外交」または「公用」の外国人
- 日本国籍を取得した外国人（帰化）
これら以外の在留資格を持つ外国人を雇用する場合は、
雇用形態（正社員・契約社員・アルバイトなど）にかかわらず、届出が必要です。
採用前に、在留資格と届出対象かどうかを必ず確認しておきましょう。
外国人雇用状況の届出の手続き方法と提出期限
外国人雇用状況届出の手続きは、雇用保険の被保険者となるかどうかによって、届出書の様式や記載事項、提出期限が異なります。ここでは、それぞれのケースについて詳しく見ていきましょう。
雇用保険の被保険者となる外国人の場合
雇用保険の被保険者となる外国人を雇い入れた場合は、「雇用保険被保険者資格取得届」を提出することで、外国人雇用状況の届出を行います。
主な記載内容は以下のとおりです。
① 氏名
② 在留資格
③ 在留期間
④ 生年月日
⑤ 性別
⑥ 国籍・地域
⑦ 資格外活動許可の有無
⑧ 在留カード番号
⑨ 雇入れに係る事業所の名称及び所在地など、取得届に記載が必要な事項
提出期限は、被保険者となった日の属する月の翌月10日までです。
また、離職した場合は「雇用保険被保険者資格喪失届」を、離職日の翌日から10日以内に提出する必要があります。
雇用保険の被保険者とならない外国人の場合
雇用保険の被保険者とならない外国人については、「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を使用します。
雇入れ時・離職時ともに、主な記載内容は以下のとおりです。
① 氏名
② 在留資格
③ 在留期間
④ 生年月日
⑤ 性別
⑥ 国籍・地域
⑦ 資格外活動許可の有無
⑧ 在留カード番号
⑨ 雇入れ又は離職年月日
⑩ 雇入れ又は離職に係る事業所の名称、所在地等
提出期限は、雇入れ・離職いずれの場合も「翌月末日まで」です。提出先は、事業所を管轄するハローワークとなります。
外国人雇用状況の届出は電子申請にも対応している
外国人雇用状況の届出は、電子申請にも対応しています。厚生労働省が提供する届出システムを利用すれば、オンラインでの提出が可能です。
電子申請を活用することで、
- 書類作成・提出の手間を減らせる
- 窓口へ出向く必要がない
といったメリットがあります。
書面提出と電子申請のどちらを選ぶかは、企業の実務体制に応じて判断するとよいでしょう。
以下の厚生労働省のWebサイトから、オンラインでの届出を行うことができます。
外国人を採用する際に企業が注意すべき3つのポイント
外国人雇用状況の届出に加え、採用時には次の点にも注意が必要です。
① 雇用契約書・就業規則は入社前に説明する
外国人を採用する際は、雇用契約書や就業規則の内容を、入社前に説明し、双方が合意したうえで契約を結ぶことが重要です。
労働時間や賃金、休日などは、日本のルールに不慣れな外国人にも理解できるよう、丁寧に説明しましょう。可能であれば、母国語での資料を用意しておくと安心です。
② 外国人雇用状況の届出の未提出は罰則対象
届出を行わなかった場合や虚偽の届出をした場合、外国人労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。
雇入れ・離職が発生した際は、提出期限を管理できる体制を整えておくことが大切です。
③ 不法就労を防ぐため在留カードを必ず確認する
在留資格の範囲を超えた就労や、在留期間が切れた状態での就労は不法就労に該当します。確認を怠った結果、不法就労をさせた場合、事業主が処罰の対象となる可能性があります。
採用時には必ず在留カードを確認し、在留資格・在留期間・資格外活動許可の有無を把握しましょう。
外国人採用の手続きや流れについては、下記の記事もぜひ参考にしてください。
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まとめ
外国人を雇用する企業にとって、「外国人雇用状況の届出」は欠かせない手続きです。雇用保険の加入有無によって、提出書類や期限が異なる点には注意が必要です。
また、雇用契約の事前説明や在留カードの確認など、基本的な対応を徹底することで、トラブルや法的リスクを防ぐことにつながります。
外国人採用を円滑に進めるためにも、正しい知識を押さえ、適切な手続きを行いましょう。
