外国人採用で必須の雇用保険被保険者資格｜手続きや注意点
外国人を採用する際にはさまざまな手続きが必要となります。手続きの中でも、外国人を雇用する際や離職する際に、必ず届出を出さなければいけないのが「外国人雇用状況届」です。この書類の提出を怠ると罰則が科せられてしまうため、期限内に必ず手続きが必要となる重要な書類となります。
そこで、この記事では外国人雇用状況届とは何か、届出に記載する項目や提出方法などに触れながら、採用時の注意点まで解説していきます。
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外国人の雇用や離職には「外国人雇用状況届出書」が必要
「外国人雇用状況届出書」とは外国人を雇用する際や離職する際に、氏名・在留資格・在留期間などを記載し、事業所を管轄するハローワークへ提出する書類のことです。これは「雇用対策法及び地域雇用開発促進法の一部を改正する法律」が成立したことによって、平成19年10月1日よりすべての事業主に提出が義務付けされました。
ハローワーク（公共職業安定所）へ雇用状況を伝えるだけでなく、雇用環境の改善のため助言や指導をしてもらえます。また離職した外国人には再就職の支援を行う役割があります。
外国人雇用状況届出書の提出が「必要な人」「不必要な人」
基本的にほとんどの外国人は外国人雇用状況届出書の提出が必要となります。ただし以下の外国人は、外国人雇用状況の届出制度の対象外のため提出は不要です。
・在日韓国人や在日朝鮮人などの「特別永住者」
・日本国籍を所持していない外国人で、在留資格が「外交」または「公用」
・帰化している外国人（外国籍から日本国籍となっているため）
雇用保険被保険者資格取得届の「届出事項」「提出方法」「提出期限」
雇用保険被保険者資格取得届の届出事項
雇用保険被保険者資格取得の届出は、雇用する外国人が雇用保険の被保険者であるかどうかによって、届出に使用する様式・記載事項・提出期限が異なります。
1.【被保険者となる外国人：雇用保険被保険者資格取得届（雇入れ時）】
① 氏名
② 在留資格
③ 在留期間
④ 生年月日
⑤ 性別
⑥ 国籍・地域
⑦ 資格外活動許可の有無
⑧ 在留カード番号
⑨ 雇入れに係る事業所の名称及び所在地など、取得届に記載が必要な事項
2.【被保険者となる外国人：雇用保険被保険者資格喪失届（離職時）】
① 氏名
② 在留資格
③ 在留期間
④ 生年月日
⑤ 性別
⑥ 国籍・地域
⑦ 在留カード番号
⑧ 離職に係る事業所の名称及び所在地など、喪失届に記載が必要な事項
3.【被保険者とならない外国人：外国人雇用状況届出書＜様式第３号＞（雇入れ時・離職時）】
① 氏名
② 在留資格
③ 在留期間
④ 生年月日
⑤ 性別
⑥ 国籍・地域
⑦ 資格外活動許可の有無
⑧ 在留カード番号
⑨ 雇入れ又は離職年月日
⑩ 雇入れ又は離職に係る事業所の名称、所在地等
雇用保険被保険者資格取得届の提出方法
提出方法は「雇用保険の適用を受けている事業所を管轄するハローワークの窓口へ提出」する方法と「電子申請」の2通りがあります。電子申請は下記のリンクからお手続きが可能です。
▶厚生労働省「外国人雇用状況届出システム」
https://gaikokujin.hellowork.mhlw.go.jp/report/001010.do?action=initDisp&screenId=001010
雇用保険被保険者資格取得届の提出期限
届出の書類によって提出期限は異なるため、遅れることがないよう把握しておくことが大切です。
1.【雇用保険被保険者資格取得届】
被保険者となった日の属する月の翌月10日まで
2.【雇用保険被保険者資格喪失届】
被保険者ではなくなった日の翌日から起算して10日以内
3.【様式第3号】
雇入れと離職の場合いずれも翌月の末日まで
外国人を採用する際に気を付けておくべき3つのこと
①雇用契約書と就業規則の説明は入社前に済ませる
採用時には「雇用契約書」と「就業規則」の内容をしっかり話し合い、双方で理解した上で契約書を交わし、入社前に契約を完了させておくことが重要です。日本人を採用する際には入社後に契約書を渡されて双方でサインするケースが多いですが、外国人採用の場合には契約書や契約内容を重要視している国や地域もあるため、トラブルを起こさないためにも必要となります。
例えば「時間外労働の有無」「業務内容」「賃金の計算方法や支払い方法」などは、日本人雇用の場合も雇用契約書に明記していることが一般的です。ただ外国人の場合は日本の労働法を理解していない人も多く、「雇用保険や年金に加入したくない」「祝日で長期間母国に帰るため、有給休暇をまとめて取得したい」という主張からトラブルになってしまう場合もあります。
雇用契約書と就業規則は日本語と雇用者の母国語または第2言語の両方を用意しておくのがベストです。さらに書面や口頭で内容を説明した後に、本当にすべて理解できたのか、そして「言った、言わない」の争いを回避するためとしてサインをもらっておくのも良いでしょう。
②外国人雇用状況届出の未提出は罰金となる
外国人を雇い入れた場合や離職した際には、事業主が「外国人雇用状況届出」をハローワークに提出することを義務づけられています。提出を怠った場合や虚偽の申請を行った場合には、雇用者1人につき30万円以下の罰金が科されるため、忘れずに必ず提出しましょう。（例：5人×30万円＝150万円の罰金）ただし意図的ではないことが認められた場合に限り、罰金は免れます。
参考：厚生労働省「外国人雇用対策」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html
③不法就労をさせると刑事罰が科される
在留期間が切れていることや在留資格の範囲を超えた労働、労働許可がない留学生や短期滞在者などは不法就労となります。在留カードの確認を怠ったことが理由で不法就労となってしまった場合は、「不法就労助長罪」となり入管法第73条の2により3年以下の懲役又は300万以下の罰金が科せられます。
そのため契約書を交わす際に「どの在留資格を所持しているのか」「資格外活動許可の有無」「（更新が必要なため）いつまでの期間なのか」など在留カードをしっかり確認しておくことで、不法就労の防止につなげることができます。
参考：厚生労働省「外国人雇用対策」
https://www.mhlw.go.jp/www2/topics/seido/anteikyoku/gairou/980908gai03.htm
まとめ
雇用保険の手続きは日本人と同様に提出が必要です。それに加えて、特別永住者・外交や公用の在留資格者・帰化した外国人以外は、外国人雇用状況届出書の提出が必須となります。入社前に在留カードをしっかり確認し、罰則の対象にならないよう期限内に提出することが必要です。また在留カードの更新時や離職時の書類提出なども忘れがちになるため、外国人雇用や離職時の際の手引き等を会社で作成するなどして対策するのもよいでしょう。
