外国人採用で必須の雇用状況届出書とは？手続きや注意点を解説
外国人を採用する際には、さまざまな手続きが必要となります。手続きの中でも特に重要なのが、外国人を雇用する際や離職する際に必ず提出しなければならない「外国人雇用状況届出書」です。この書類の提出を怠ると、罰則が科せられてしまうため、期限内に確実に手続きを行うことが求められます。
そこで、この記事では「外国人雇用状況届出書」とは何か、届出に記載する項目や提出方法などについて詳しく解説していきます。また、外国人採用時の注意点にも触れながら、円滑な雇用手続きのポイントを押さえていきましょう。
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「外国人雇用状況届出書」とは？外国人の雇用や離職時に必須
「外国人雇用状況届出書」とは、外国人を雇用する際や離職する際に、事業主が必ず提出しなければならない書類のことを指します。平成19年10月1日に「雇用対策法及び地域雇用開発促進法の一部を改正する法律」が成立したことにより、すべての事業主に提出が義務付けられました。
届出書には、外国人労働者の氏名、在留資格、在留期間などを記載し、事業所を管轄するハローワークへ提出します。これにより、外国人の雇用状況をハローワークに伝えるとともに、雇用環境の改善のための助言や指導を受けることができます。また、離職した外国人に対しては、再就職の支援を行う役割もあります。
外国人を適正に雇用し、日本での就労をスムーズに進めるために、「外国人雇用状況届出書」の提出は欠かせない手続きだといえるでしょう。
外国人雇用状況届出書の提出が「必要な人」「不必要な人」
原則として、ほとんどの外国人は「外国人雇用状況届出書」の提出が必要となります。ただし、以下のケースに該当する外国人については、届出制度の対象外となるため、提出は不要です。
・「特別永住者」（在日韓国人や在日朝鮮人など）
・在留資格が「外交」または「公用」の外国人 ・日本国籍を取得した（帰化した）外国人
これら以外の在留資格を持つ外国人を雇用する場合は、必ず「外国人雇用状況届出書」の提出が求められます。在留資格や国籍によって提出の要否が分かれるため、まずは雇用予定の外国人がどのカテゴリーに当てはまるのかを確認しておくことが大切です。
外国人雇用状況届出の手続き方法
外国人雇用状況届出の手続きは、雇用保険の被保険者となるかどうかによって、届出書の様式や記載事項、提出期限が異なります。ここでは、それぞれのケースについて詳しく見ていきましょう。
雇用保険の被保険者となる外国人の場合
雇用保険の被保険者となる外国人を雇い入れた場合は、「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。届出事項は次の通りです。
①氏名
②在留資格
③在留期間
④生年月日
⑤性別
⑥国籍・地域
⑦資格外活動許可の有無
⑧在留カード番号
⑨雇入れに係る事業所の名称及び所在地など、取得届に記載が必要な事項
提出期限は、被保険者となった日の属する月の翌月10日までとなっています。
一方、雇用保険の被保険者である外国人が離職した場合は、「雇用保険被保険者資格喪失届」の提出が必要です。記載事項は取得届とほぼ同様ですが、⑨については離職に係る事業所の情報を記入します。
提出期限は、被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内です。
雇用保険被保険者とならない外国人の場合
雇用保険の被保険者とならない外国人の場合は、「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を使用します。雇入れ時と離職時のいずれの場合も、提出期限は翌月の末日までとなっています。
届出事項は次の通りです。
①氏名
②在留資格
③在留期間
④生年月日
⑤性別
⑥国籍・地域
⑦資格外活動許可の有無
⑧在留カード番号
⑨雇入れ又は離職年月日
⑩雇入れ又は離職に係る事業所の名称、所在地等
届出書の提出先は、事業所を管轄するハローワークとなります。
外国人雇用状況届出は電子申請も可能
近年は、外国人雇用状況届出を電子申請で行うことも可能になっています。電子申請を利用すれば、書面での提出よりも手続きがスムーズに進められるでしょう。
以下の厚生労働省のWebサイトから、オンラインでの届出を行うことができます。
電子申請か書面提出かは、事業主の判断で選択できます。それぞれのメリット・デメリットを考慮しながら、自社に合った方法を選ぶとよいでしょう。
外国人雇用状況届出書の提出に加えて、外国人の雇用保険手続きについても押さえておく必要があります。雇用保険の被保険者となるかどうかで手続きが異なるため、詳しくは以下の記事で解説しています。
▶︎ 外国人の雇用保険手続きはどうする？外国人雇用状況届出書が必要なケースも
外国人を採用する際に気を付けておくべき3つのこと
円滑な外国人雇用を実現するためには、雇用状況届出以外にも、事前の準備や配慮が欠かせません。ここでは、採用時に特に気を付けておきたい3つのポイントを解説します。
①雇用契約書と就業規則の説明は入社前に済ませる
外国人を採用する際は、入社前に雇用契約書と就業規則の内容をしっかりと説明し、双方が合意した上で契約を交わすことが重要です。トラブル防止のためにも、契約内容は書面で残しておくことをおすすめします。
特に、外国人の場合は日本の労働法への理解が不十分なケースもあるため、勤務時間や休暇、賃金などの労働条件については、丁寧に説明を行う必要があります。雇用契約書と就業規則は、日本語版と外国人の母国語版の両方を用意しておくとよいでしょう。
②外国人雇用状況届出の未提出は罰金となる
前述の通り、外国人の雇入れ時と離職時には、外国人雇用状況届出書の提出が義務付けられています。この届出を怠ったり、虚偽の申請を行ったりすると、外国人労働者1人につき30万円以下の罰金が科されます。
例えば、5人の外国人を雇用していた場合、30万円×5人＝150万円もの罰金を支払わなければならなくなります。ただし、意図的ではないことが認められた場合は、罰則が免除されるケースもあるようです。
いずれにせよ、外国人の雇入れ・離職の際は、必ず期限内に届出を行うよう心がけましょう。
③不法就労をさせると刑事罰が科される
不法就労とは、在留期間が切れている状態での就労や、在留資格の範囲を超えた労働、資格外活動許可を得ていない留学生のアルバイトなどを指します。
事業主が在留カードの確認を怠ったために外国人を不法就労させた場合、「不法就労助長罪」に問われ、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科される可能性があります（入管法第73条の2）。
外国人を雇用する際は、在留カードを確認し、在留資格や許可の有無、在留期限などを把握しておくことが大切です。
不法就労には、他にもさまざまなケースがあります。以下の記事で、不法就労の主なケースと雇用主の義務について詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
▶︎ 不法就労とは？3つの主なケースと雇用主の義務を確認しよう
まとめ
外国人の雇用においては、「外国人雇用状況届出書」の提出が必須となります。この届出は、雇用保険の被保険者となる外国人とならない外国人とで、提出書類や期限が異なるため、それぞれのケースに応じた手続きを行う必要があります。
また、外国人雇用では、雇用契約や就業規則の事前説明、在留カードの確認など、トラブルを未然に防ぐための備えも重要です。特に不法就労や届出の未提出は、事業主に大きな責任が問われる可能性があるため、細心の注意を払う必要があるでしょう。
外国人材の活用が進む中、適切な雇用管理の知識を身につけることは、企業の発展にもつながります。外国人雇用に関する法令を理解し、適切な手続きを行いながら、ダイバーシティ経営を推進していきましょう。
