稟議書（りんぎしょ）とは？必要な理由と場面、書き方などを解説

日本の会社で仕事をしていると、「稟議書（りんぎしょ）」という書類を書くことがよくあります。この記事では、稟議書とは何か、必要な理由や場面、書き方のポイントなどを解説します。

稟議書とは？

稟議（ringi）とは、上司や関係者の許可がなければできない仕事について、書面を提出して承認を得ることです。稟議を行うための書面を「稟議書（ringisho）」または「起案書」「立案書」といいます。

「稟」という漢字はあまり見かけませんが、「申し立てる」という意味があります。

稟議書はなぜ必要？

日本の会社では稟議書がよく使われます。日本の会社で稟議書が必要な理由は、無駄な会議を減らすとともに、書面にすることで内容を分かりやすくするためです。

無駄な会議を減らす

日本の会社では重要なことを決めるのによく会議が行われますが、わざわざ会議を行うほどではないことは稟議書ですませば、無駄な会議を減らすことができます。

書面にして内容を分かりやすくする

日本の会社は異動が多く、上司が必ずしもその部署の仕事の専門家でないこともあります。稟議書は、こういった上司にも内容を分かりやすく伝える効果があります。

稟議書が必要になるのはどんな時？

稟議書がいつ必要になるかは会社によって違います。しかし、契約を結ぶときや経費がかかる時などは、たいていどの会社でも稟議書が必要になります。

他の会社と契約を結ぶ時

日本では、自分の仕事で他の会社と契約を結ぶ時、稟議書によって上司の承認を得る必要があります。また、社員の採用や出張のスケジュールについても、稟議書が必要になるのが一般的です。

経費がかかる時

接待や備品購入などで経費がかかる時は、稟議書で上司の承認を得る必要があります。

【稟議書が必要になる主な経費】

• 外注費
• 事務用品・備品
• システム導入（セキュリティ、事務のIT化など）
• 接待やイベント

新入社員を採用する時

新入社員を採用するといった人事に関することも、稟議書で上司の承認を得る必要があります。

出張やスケジュールについて承認をもらう時

出張やスケジュール調整など、時間に関して普通の勤務時間とは違う扱いが必要な時、稟議書による承認が必要になります。

稟議書の内容と書き方

稟議書の内容や書き方に決まりはありませんが、相手に稟議の内容と目的、得られるメリットなどが伝わるように書く必要があります。

稟議する案件

まず最初に、他の会社と契約を結ぶのか、経費がかかるのかといった、稟議をする案件の内容について書きます。

稟議をする目的・理由

次に、稟議をする目的や理由を書きます。案件によって得られるメリットや会社が得る利益、削減できるコストなど、なぜその案件が必要なのかが上司に伝わるようにしましょう。

予算はいくらかかるか

案件を実行するのに予算がかかる場合は、その金額を書きます。予算は重要なので具体的に書き、あいまいな金額はできるだけ書かないようにしましょう。

予想されるリスクやデメリット

案件によって予想されるリスクやデメリットがある場合は、予想できる範囲内で書いておきます。

添付書類

見積書やカタログなど、必要な添付書類があれば添えておきます。また、案件の内容を分かりやすくするための、写真・図面・イラストなどもできるだけ添付しましょう。

稟議書を作って提出するまでの流れ

稟議書を作って提出するまでの流れは以下のとおりです。稟議の審査は早ければ数日で終わりますが、人数が多い時や案件が複雑な場合は一週間以上かかることもあります。稟議書の承認は必ず行われるとは限らず、却下されたり修正を求められることもあります。

1. 稟議書を書く
2. 上司に提出する
3. 稟議書を審査する
4. 稟議書の承認

稟議書を書く時のポイント

日本の会社では稟議書が承認されないと仕事が進まないので、きちんと承認されるように良い稟議書を書く必要があります。この章で解説するポイントを押さえて、承認されやすい稟議書を書くようにしましょう。

知らない人にも分かるように書く

稟議書で提案する案件について、稟議書を読む上司や関係者が詳しくないこともあります。表現を分かりやすくすることに加えて、専門用語はできるだけ使わないなどの配慮をしましょう。

お金に関わる部分はあいまいさがないようにする

お金に関わる部分は重要なので、あいまいな表現はできるだけ避けましょう。経費やコストを具体的に書くのに加えて、案件によって会社に利益がもたらされる場合は、目標とする利益もできるだけ具体的な数字で書きましょう。

説明や資料は細かく具体的に書く

案件に関する説明や資料は、相手にきちんと伝わるように細かく具体的に書きましょう。ただし、細かく書くというのは、必ずしもたくさん書くことを意味しません。箇条書きなどをうまく使って、要点をできるだけ簡潔に書くことが大切です。

リスクやデメリットも書く

稟議書にはリスクやデメリットもきちんと書いておかないと、もしトラブルが起きた時に責任を負うことにもなりかねません。

リスクやデメリットを書く時は、リスクやデメリットもあるけれども、トータルとしてはメリットが大きいという結論で終えるようにしましょう。また、トラブルが起きた時の対処法や、リスクやデメリットをできるだけ減らす方法なども書いておくとなお良いです。

まとめ

稟議書は外国人の方にはあまりなじみがないかもしれませんが、日本の会社で働く時には必要なものです。稟議書についてよく理解して、スムーズに仕事を進められるようにしましょう。