在留カードを紛失したら？再発行の流れ・必要書類・費用まで企業が知っておくべき対応ポイント
外国人社員が在留カードを紛失してしまった場合、企業としても迅速かつ正確に対応する必要があります。
在留カードは日本での在留資格を証明する大切な身分証明書であり、携帯義務や罰則も定められています。
この記事では、人事担当者や採用担当者に向けて、在留カード紛失時の再発行手続きや必要書類、費用・時間、企業がサポートすべきポイントを整理して解説します。
Contents
在留カードを紛失したら再発行が必要？企業が知っておくべき基本ルール
外国人社員が在留カードを失くした場合、14日以内に再交付申請を行うことが法律で定められています。
これは入管法に基づく義務であり、遅れると罰則を受ける可能性もあるため注意が必要です。
また、在留カードには常時携帯義務があり、不携帯のまま警察などに提示を求められると、過料や懲役刑の対象になることもあります。
永住者であっても同様のルールが適用されます。
企業は社員に対し、紛失時の対応と携帯義務を日常的に周知しておくことが重要です。
在留カード紛失時の初動対応フロー
在留カードを紛失した際は、まず最寄りの警察署や交番に遺失届を提出し、「紛失届出証明書」を受け取る必要があります。
この証明書は再交付申請の際に必須となるため、必ず取得しましょう。
次に、住居地を管轄する地方出入国在留管理官署（入管）に出向き、再交付申請を行います。
社員が出国を控えている場合、在留カードを紛失するとスムーズに出国できないケースもあるため、早めの対応が求められます。
在留カード再発行はどこでできる？申請場所とオンライン対応の有無
在留カードの再発行は、市役所ではなく入管でのみ手続き可能です。
この点を誤解している外国人社員も多いため、企業側から正しく案内することが必要です。
一方で、現時点では紛失による再発行をオンラインで申請することはできません。
必ず窓口での申請となる点を押さえておきましょう。
在留カード再発行に必要なもの・申請書類一覧
再交付の申請には、以下の書類を揃える必要があります。
- 再交付申請書
- パスポート（または理由書）
- 写真（規格に沿ったもの）
- 警察の「遺失届出証明書」または罹災証明書
- その他必要になる場合がある書類（資格外活動許可書など）
これらを事前に準備しておくことで、手続きが円滑に進みます。
企業側は、社員に必要書類を確認するチェックリストを渡すなど、サポート体制を整えておくと安心です。
在留カード再発行にかかる費用と時間
在留カードを紛失した場合の再発行手数料は無料です。
ただし、カードの汚損や交換希望による再発行は1,600円の手数料がかかるため、ケースによって対応が異なる点に注意が必要です。
所要時間は申請状況により異なりますが、即日で交付される場合もあれば、数週間かかるケースもあります。
その間はパスポートを携帯し、在留資格を証明できるようにしておくことが求められます。
在留カード再発行の手続き方法と流れ
再発行は本人申請が原則ですが、家族や行政書士など代理人による申請が認められる場合もあります。
申請から受領までは以下の流れです。
- 警察で紛失届を提出し、証明書を取得
- 入管で申請書類を提出
- 受付票を受け取り、後日カードを受領
- 受領時は本人確認書類や受付票を提示
企業は社員が代理申請を希望する場合の条件や制限を把握し、必要に応じてサポートできる体制を整えておくと良いでしょう。
海外で在留カードを紛失した場合の対応
海外出張や帰省中に在留カードを紛失した場合、日本へ再入国する際に支障が出る可能性があります。
その場合は現地の日本大使館や領事館に相談し、「再入国許可期限証明書」などの手続きを行う必要があります。
海外勤務者や長期出張のある社員を抱える企業は、こうした特別なケースに備えた対応マニュアルを整えておくと安心です。
企業ができる在留カード管理・サポートのポイント
外国人社員の在留カードは、本人が携帯する義務があるため企業が預かることはできません。
しかし、企業としては以下のようなサポートが可能です。
- 紛失時の社内連絡体制を整備する
- 社員に在留カードの携帯義務や管理方法を周知する
- 紛失を防ぐため、カード情報をコピーして社内保管する（本人の同意を得た上で）
こうした体制を整えることで、社員がトラブルに遭遇した際も企業として迅速に対応できます。
まとめ｜在留カード紛失時の再発行は迅速に、企業もサポートを
在留カードを紛失した場合、14日以内の再交付申請が必須であり、警察への届出と入管での申請が必要です。
費用は基本的に無料ですが、時間がかかる場合があるため、企業としては社員への案内やサポート体制を整えておくことが大切です。
外国人社員が安心して働ける環境を整えるために、在留カードの管理と紛失時の対応をしっかり理解しておきましょう。
