在留カードの住所変更申請を徹底解説！14日以内の手続き方法・必要書類・罰則まで

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東京都内の区役所

外国人社員を雇用している企業にとって、住所変更の届出は見落としやすいポイントの一つ。

在留カードに記載されている住所は、ビザ更新や各種行政手続きに直結する大切な情報です。

この記事では、在留カードの住所変更申請の流れ、必要書類、期限や罰則、企業として押さえるべきポイントをまとめました。

人事・総務担当者が従業員に案内する際にも役立つ内容になっています。

【まず押さえたい在留カードの基礎知識】

在留カードは外国人社員の在留資格や就労可否を確認する大切な書類です。採用時に必ず内容を確認し、不法就労や更新漏れを防ぎましょう。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

在留カードの住所変更申請とは？

外国人社員が引っ越しをした際は、在留カードの住所を変更する届出が必要です。

企業としても、従業員の住所情報を最新に保つことは社会保険・税務・雇用契約の観点から重要になります。

住所変更は14日以内！義務と罰則は？

住所変更の届出は、引っ越し日または新住所に住み始めた日から14日以内に行わなければなりません。

遅れると過料（罰金）や在留資格更新時の不利益につながる可能性があります。

企業としては、引っ越しがあった社員に速やかに手続きを促し、期限を守れるよう社内フローを整備しておきましょう。

在留カード住所変更が必要な人・対象となるケース

住所変更の届出が必要なのは、在留カードを持つ中長期在留者（就労ビザ・家族滞在・留学など）と特別永住者です。

具体的には、次のようなケースが対象になります。

  • 新しく日本に入国し、初めて住所を登録する場合
  • 在留資格や在留期間の変更により中長期在留者になった場合
  • もともと中長期在留者で、引っ越しにより住所が変わった場合
  • 特別永住者で、新しい住所を定めた・引っ越しをした場合

企業としては、外国人社員がこれらのケースに該当した際に必ず届出を行うよう案内し、手続きが完了したか確認しておくと安心です。

在留カードの住所変更申請に必要なもの

住所変更の届出には、まず必要な書類を揃えることが第一歩です。担当者は、引っ越しを報告してきた社員に事前に案内し、準備漏れがないようサポートしましょう。

必要書類チェックリスト

届出の際には、次の書類を持参します。これらが揃っていないと手続きができません。

  • 在留カード
  • 届出書（市区町村窓口または入管庁サイトから入手可能）
  • 新住所を証明する書類（住民票や賃貸契約書など）
  • パスポート（自治体によって必要な場合あり）

※住民票は発行日から一定期間しか有効とされる場合があるため、早めに発行しすぎないよう案内しましょう。

代理人が手続きする場合は？

本人が窓口に行けない場合、同居する16歳以上の親族や法定代理人、または委任状を持った代理人が手続き可能です。

企業が代理で行う場合は、以下の書類を準備してください。

  • 委任状（社員の署名・押印入り）
  • 社員の在留カードのコピー
  • 代理人の身分証明書

委任状の記載不備や身分証の不足で受理されないこともあるので、注意しましょう。

在留カードの住所変更手続きの流れ

住所変更の手続きは、住民票の異動とセットで行います。社員に案内する際は、どの順番で何をするかをしっかり伝えるとミス防止につながります。

① 住民票の手続き（転居届・転出届・転入届）

まず住民票の住所を更新します。住民票が更新されていないと在留カードの住所変更ができません。

  • 同じ市区町村内：転居届を提出
  • 異なる市区町村へ引っ越す場合：転出届 → 転入届の順に提出

マイナンバーカードを持っている場合は、マイナポータルからオンラインで転出手続きができます。

② 市区町村役所で在留カードの住所変更を申請

住民票の更新後、同じ役所窓口で届出書を記入し、必要書類を提出します。手続きは無料で、完了後すぐに在留カード裏面に新住所が記載されます。

※自治体によって受付時間が異なるため、事前にホームページで開庁時間を確認しておくと安心です。

ちなみに、氏名や国籍など、住所以外の記載事項が変更になった場合は、市区町村役所ではなく出入国在留管理局で手続きが必要です。

在留カードの住所変更申請をしないとどうなる？

住所変更届を提出しないまま放置すると、過料が科される場合があります。また、在留資格更新時にトラブルとなり、最悪の場合更新が認められないリスクも。

企業としては、社員の住所変更を見落とさない体制づくりが不可欠です。就労契約や社会保険手続きも住所が最新であることが前提となるため、定期的に住所確認を行いましょう。

よくあるトラブルと対応方法

外国人社員の住所変更では、期限を過ぎてしまったり、カードを紛失してしまったりといったトラブルも起こりがちです。企業としては、対応方法を把握しておくと安心です。

Q：14日過ぎてしまった場合はどうすればいい？

A：速やかに市区町村役所で手続きを行い、事情を説明しましょう。悪質でなければ多くの場合は受理されますが、今後は期限内の手続きを社内で周知して再発防止につなげましょう。

Q：在留カードを紛失したときは？

A：入管庁で再発行申請が必要です。社員が紛失した場合は、再発行が完了するまでのスケジュールを確認し、勤務やビザ更新に影響がないかフォローすると安心です。

（現行記事内リンクを活用して別記事へ誘導）

Q：住所変更後に会社へ提出すべき書類は？

A：就業規則や雇用契約書、社会保険手続き用の住所変更届などを速やかに更新してもらいましょう。住所情報が最新でないと、社会保険や住民税の手続きに支障が出る可能性があります。

まとめ

外国人社員の在留カード住所変更は、法律で定められた重要な義務です。14日以内に届出を行わないと罰則や在留資格更新への影響が生じる可能性があります。

企業としては、

  1. 引っ越しの報告ルールを社内で明確化する
  2. 必要書類や手続きの流れを社員に案内できる体制を整える
  3. 定期的に住所確認を行い、社会保険や税務手続きでの不備を防ぐ

といった取り組みが重要です。

最後に、参考となる公式リンク（出入国在留管理庁、マイナポータル、各自治体窓口）を社内ポータルなどで共有しておくと、担当者の負担を減らせます。

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