特定技能自社支援切り替え完全ガイド、要件・書類を網羅

本記事では、特定技能外国人の受け入れにおいて、登録支援機関への委託から自社支援体制へ切り替える企業向けに、必要な要件、手続き、書類、そして運用上の注意点までを網羅的に解説します。

自社支援への切り替えを検討している企業が、スムーズかつ適切に移行できるよう、具体的なガイドラインを提供します。

特定技能の自社支援とは？メリット・デメリットと切り替えの背景

特定技能の自社支援とは、特定技能外国人を受け入れる企業が、入国後の生活・就労支援を登録支援機関に委託せず、自社で直接行う体制。

多くの企業が自社支援へ切り替える傾向にあります。

この背景には、登録支援機関への委託費用（月額1万〜3万円／人）削減が主な動機です。

また、登録支援機関の経験・対応不足による支障経験、自社支援による外国人材との円滑なコミュニケーション、信頼関係構築、定着率向上への期待も影響しています。

自社支援のメリットは以下です。

一方で、デメリットや注意点もあります。

これらのメリットとデメリットを理解し、自社のリソースや体制を考慮し、自社支援への切り替えを慎重に検討することが重要です。

特定技能における登録支援機関と自社支援の役割

特定技能制度では、外国人材が安定して日本で生活・就労できるよう、受入れ機関に支援が義務付けられています。

この支援は以下の2つの方法で実施されます。

• 登録支援機関への委託: 専門機関が生活オリエンテーション、相談対応、行政機関同行などの支援業務を専門的に実施し、受入れ機関の負担を軽減します。

• 自社支援: 受入れ機関が自ら支援責任者を選任し、支援計画を策定・実施します。これにより、委託費用を削減しつつ、外国人材との直接的な関係構築やきめ細やかな支援が可能となります。

どちらの形式を選択するかは、企業の体制や方針によって異なります。

特定技能の自社支援に切り替えるための要件と準備

特定技能の自社支援体制への切り替えは、外国人材の安定的な受け入れと適切な支援を実現するための社内基盤構築に不可欠です。

本稿では、特定技能所属機関が自社支援を行うために満たすべき要件と、切り替え前に準備すべき事項を解説します。

特定技能所属機関が満たすべき自社支援要件

自社支援を行う特定技能所属機関は、出入国管理及び難民認定法（入管法）および関連省令に定める厳格な要件を満たす必要があります。

これは外国人材の保護と制度適正運用のためです。

主な要件は以下の通りです。

これらの要件は出入国在留管理庁の審査で厳しくチェックされるため、事前の確認と改善が不可欠です。

支援責任者と支援担当者の選任と役割

自社支援体制の核となるのは、特定技能外国人材の安定した日本での生活と就労をサポートする支援責任者と支援担当者です。

適切な人材の選任が求められます。

• 支援責任者: 支援業務全体を統括し、支援計画の作成・実施に関する最終責任を負います。原則として所属機関の役員または職員であり、雇用実務経験や外国人材の相談に応じられる能力が必要です。支援業務の進捗確認や改善指示も行います。

• 支援担当者: 支援責任者の指示のもと、具体的な支援業務（生活オリエンテーション、相談対応、行政手続き同行など）を実施します。複数名配置可能で、外国人材が安心して相談できる日本語能力や異文化理解の素養が望ましいです。支援の中立性を保つため、外国人材の勤務部署以外に配置するなどの配慮が義務付けられています。

両者ともに欠格事由に該当しないことを確認し、十分な知識と経験を持つ者を選任し、定期的な研修受講で常に最新情報を把握することが重要です。

支援計画の策定と実施体制の構築

自社支援では、特定技能外国人材が日本で安定した生活を送れるよう、個別の支援計画を策定し、それに沿った実施体制を構築することが義務付けられています。

支援計画は、外国人材の入国前から帰国までの一連のプロセスをカバーします。

これらの要件と準備を徹底することで、企業は特定技能外国人材を安心して受け入れ、ともに成長できる環境を築き、自社支援を成功させることができます。

特定技能の自社支援切り替え手続きと必要書類

特定技能外国人の支援を登録支援機関に委託している企業が自社支援体制へ切り替えるには、適切な手続きと出入国在留管理庁への必要な届出（随時届出等）が不可欠です。

本記事では、登録支援機関との契約解除から、自社支援への移行に伴う届出、そしてその後の審査プロセスまでを解説します。

自社支援への切り替え手続きの流れ

特定技能外国人の支援体制を登録支援機関から自社支援へ切り替える際は、まず既存の登録支援機関との支援委託契約を契約に基づき正式に解除し、責任移行を明確化します。

次に、自社支援体制確立として、適切な支援責任者・担当者を選任し、外国人材の生活・業務を支え、日本での適応・安定就労を促す支援計画の策定が必須です。

体制確立後、出入国在留管理庁へ「特定技能所属機関による随時届出（支援計画変更届出）」を速やかに提出します。

変更から原則14日以内に行い、在留資格変更申請との連携や庁の指示に従います。関係機関との連携と法的要件の遵守が、スムーズな移行の鍵です。

随時届出（支援計画変更届出）の提出書類一覧

特定技能所属機関が登録支援機関への委託から自社支援体制へ切り替える際、出入国在留管理庁へ提出する「随時届出（支援計画変更届出）」には、主に以下の書類が必要です。

様式は出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロードできます。

※登録支援機関への委託から自社支援に切り替える場合、新たな支援体制が要件を満たしているか確認されるため、支援責任者・担当者の実務経験や体制に関する資料の添付が求められることがあります。

所管の入管にて最新の必要書類を確認してください。

届出後の確認と在留資格変更申請との関連

特定技能の自社支援へ切り替えるには、随時届出を提出します。

出入国在留管理庁は、提出書類に基づき自社支援の要件適合性や支援計画の適切性を確認します。

届出に不備や要件不適合があれば、追加資料提出や計画改善が求められるため、迅速な対応が重要です。

また、特定技能外国人の在留資格変更申請を行う際は、この支援体制変更届出と連携が必要です。

特に、在留資格審査期間中に支援体制に変更が生じた場合は、速やかに出入国在留管理庁へ届け出ることが不可欠です。

これにより、在留資格審査と支援体制の整合性を保ち、特定技能外国人の安定就労を確保します。

自社支援後の運営と注意点、よくある質問

特定技能外国人の自社支援は、彼らの日本での安心した生活と活躍を支え、定着とモチベーション向上に直結する、継続的かつ質の高い支援が求められます。

自社支援の具体的な実施内容と管理には、以下の要素が重要です。

特定技能2号では企業による支援は義務ではありませんが、任意での継続支援は定着率向上、モチベーション維持、円滑な社会適応に繋がります。

1号で培ったノウハウを活かし、キャリア形成や家族帯同など個々のニーズに応じた柔軟な支援を提供することで、企業と外国人材双方に良好な関係を築くことができます。

特定技能の自社支援に関するよくある質問（FAQ）

特定技能の自社支援では、様々な疑問や課題が生じることがあります。

ここでは、自社支援への切り替えを検討している企業や、すでに自社支援を実施している企業が抱きがちな質問とその回答をまとめました。

Q1: 支援責任者は他の業務と兼任できますか？

A1: 支援責任者は、特定技能外国人材の支援業務を適切に遂行できる体制が整っていれば、他の業務と兼任することが原則として可能です。しかし、以下の点に十分注意する必要があります。

まず、支援責任者としての業務に支障が出ないよう、十分な時間とリソースが確保されていることが前提です。

例えば、他の業務が多忙を極め、支援業務がおろそかになるような状況は認められません。

また、支援責任者は特定技能外国人の生活・職業相談、行政機関への報告など、多岐にわたる業務を担うため、その職務の重要性を理解し、責任を持って対応できる人材である必要があります。

兼任する業務が支援業務と利益相反する可能性がないか、倫理的な観点からも確認が求められます。

Q2: 支援業務の一部を外部の機関に委託することは可能ですか？

A2: 特定技能の自社支援は、原則として特定技能所属機関（受け入れ企業）が自らの責任と体制で支援業務を行うものです。

そのため、支援業務の全てを外部の機関に委託することはできません。

しかし、支援業務の一部、例えば日本語学習機会の提供、特定の専門相談（弁護士、税理士など）、医療機関への付き添いなど、専門性や効率性を考慮して外部の専門機関と連携することは可能です。

この場合でも、最終的な支援の責任は特定技能所属機関が負うことになります。外部機関との連携にあたっては、支援計画にその旨を明記し、連携する業務の範囲や責任分界点を明確にしておくことが重要です。

また、外部機関の選定にあたっては、その信頼性や実績を十分に確認する必要があります。

Q3: 支援記録はどのくらいの期間保管する必要がありますか？また、電子データでの保管は認められますか？

A3: 特定技能所属機関は、支援計画に基づき実施した支援内容に関する記録を詳細かつ正確に作成し、保管する義務があります。

この記録は、雇用契約終了の日から1年以上は保管が必要です。出入国在留管理庁からの実地調査や在留資格更新申請時に、これらの記録の提出を求められることがあるため、いつでも提示できるよう適切に管理しておく必要があります。

電子データでの保管については、改ざん防止措置が講じられており、かつデータのバックアップが定期的に行われていること、そして必要に応じて速やかに書面で出力できることを条件に認められています。

電子データで管理する場合でも、紙媒体と同様に、いつ誰がどのような支援を行い、その結果どうだったのかが明確にわかるように記録することが求められます。

Q4: 特定技能外国人とトラブルが発生した場合、どのように対応すべきですか？

A4: 特定技能外国人の雇用において、文化の違いや言語の壁からトラブルが発生することは少なくありません。

トラブルが発生した場合は、以下の手順で対応することが重要です。

1. 初期対応と事実確認: まずは当事者から丁寧に事情を聴き取り、事実関係を正確に把握します。この際、多言語対応可能な支援担当者が介入し、誤解が生じないよう配慮が必要です。
2. 相談・解決の試み: 内部での解決が難しい場合は、外国人材のプライバシーに配慮しつつ、必要に応じて外部の専門機関（医療機関、警察、労働基準監督署、弁護士、行政書士など）への相談を促し、そのサポートを行います。例えば、賃金未払いやハラスメントの疑いがある場合は労働基準監督署、犯罪に巻き込まれた場合は警察など、内容に応じた適切な機関への連携が求められます。
3. 入管庁への報告: 外国人材の在留状況に重大な影響を及ぼす事態（例: 行方不明、死亡、重大な法令違反など）が発生した場合は、速やかに出入国在留管理庁へ報告する義務があります。報告義務の有無や報告内容は、事態の性質によって異なるため、不明な場合は入管庁に確認することが賢明です。

トラブルを未然に防ぐためには、定期的な面談を通じて外国人材の状況を把握し、早期に問題の芽を摘む proactive な姿勢が不可欠です。

Q5: 在留資格更新申請時に、自社支援の実績はどのように評価されますか？

A5: 特定技能外国人の在留資格更新申請においては、過去の支援実績が非常に重要な審査対象となります。

出入国在留管理庁は、申請された期間中の支援計画が適切に履行されていたか、支援記録が正確に作成・保管されているかなどを厳しく審査します。

具体的には、定期届出の内容、支援記録の詳細、外国人材からのヒアリングなどを通じて、所属機関が特定技能制度の趣旨に則り、外国人材に対して適切な支援を継続的に行ってきたかを評価します。

支援義務の不履行や記録の不備が認められた場合、更新が不許可となるだけでなく、将来的な特定技能外国人材の受け入れにも悪影響を及ぼす可能性があります。

日頃からの正確な記録と、法令を遵守した適切な支援の実施が、在留資格更新を円滑に進めるための鍵となります。

Q6: 自社支援への切り替え後、入管庁への定期的な報告義務はありますか？

A6: はい、特定技能所属機関は、自社支援に切り替えた後も、出入国在留管理庁に対して定期的な報告義務を負います。主な報告は以下の通りです。

• 定期届出: 年に1回、特定技能外国人の活動状況、生活状況、支援の実施状況などを記載した届出書を提出する必要があります。これは、自社支援が適切に行われているかを確認するための重要な書類です。

• 随時届出: 支援計画の変更、特定技能外国人の転職、住居地の変更、支援担当者の変更など、重要な変更があった場合には、その都度速やかに「随時届出（支援計画変更届出など）」を提出しなければなりません。

これらの報告義務を怠ったり、虚偽の報告をしたりした場合は、法令違反となり、行政指導や罰則の対象となる可能性があります。

報告期限や提出書類を正確に把握し、遺漏なく対応することが求められます。

Q7: 支援計画は一度策定したら変更できないのですか？

A7: 支援計画は、特定技能外国人材の状況や受け入れ企業の体制、あるいは法令の改正などに応じて、柔軟に変更することが可能です。一度策定した計画が絶対ではありません。

むしろ、外国人材の成長や環境の変化に合わせて、より適切な支援を提供するために、定期的な見直しと改善が推奨されます。

ただし、支援計画の重要な部分（例えば、住居の変更、支援担当者の変更、支援内容の大きな変更など）を変更する場合には、出入国在留管理庁に対して「随時届出（支援計画変更届出）」を提出する必要があります。

変更届出が不要な軽微な変更であっても、支援記録にはその旨を記載し、変更の理由と内容を明確にしておくことが重要です。

Q8: 特定技能外国人が自社を退職し、他の企業へ転職を希望した場合の対応はどうなりますか？

A8: 特定技能外国人が退職し、他の企業への転職を希望する場合、特定技能所属機関は以下の対応を行う必要があります。

• 入管庁への届出: 退職の事実を速やかに出入国在留管理庁に届け出ます。

• 転職活動の支援: 外国人材が転職先を見つけられるよう、必要な情報提供や書類作成のサポートを行うことが望ましいとされています。例えば、離職票の発行や、次の受け入れ企業との連絡調整などです。ただし、転職先を強制したり、不当に転職を阻害したりすることは認められません。

• 支援の終了: 退職に伴い、当該外国人材に対する支援計画に基づく支援は終了となります。

外国人材が安心して次の職場へ移行できるよう、円滑な手続きを心がけるとともに、不当な引き止めや転職の妨害は行わないよう、法令遵守を徹底する必要があります。

Q9: 支援担当者が退職した場合、後任者の選任はどのように行いますか？

A9: 支援担当者が退職した場合は、速やかに後任者を選任し、支援体制の継続性を確保する必要があります。

後任者は、支援責任者と同様に、特定技能制度に関する知識を有し、支援業務を適切に遂行できる人材でなければなりません。

後任者の選任後、その旨を記載した「変更届出」を出入国在留管理庁に提出する必要があります。

この届出には、新しい支援担当者の氏名、連絡先、職務経歴などを記載します。

支援担当者の交代は、特定技能外国人材の生活に直接影響を与える可能性があるため、後任者への引き継ぎを丁寧に行い、外国人材への説明も十分に行うことが重要です。

Q10: 特定技能2号への移行を検討する際、自社支援の経験は有利に働きますか？

A10: 特定技能1号から特定技能2号への移行を検討する際、特定技能所属機関として自社支援を適切に実施してきた実績は、有利に働く可能性が高いです。

特定技能2号では、特定技能1号で義務付けられている支援は不要となりますが、過去に外国人材に対して責任を持って支援を行ってきた実績は、企業としての信頼性や外国人材受け入れ体制の成熟度を示すものと評価され得ます。

出入国在留管理庁は、受け入れ企業の法令遵守意識や外国人材の適正な管理能力を重視するため、自社支援を通じて培ったノウハウや管理体制は、特定技能2号への移行だけでなく、今後の外国人材受け入れ全般においてポジティブな要素となります。

継続的かつ質の高い支援の実績は、企業が外国人材の定着と活躍を真剣に考えている証となるでしょう。