外国人採用に欠かせない在留資格認定証明書とは？取得方法を解説
グローバル化が加速する昨今、日本企業の人事部門では海外の優秀な人材の獲得が喫緊の課題となっています。外国人を採用し、日本国内で働いてもらうためには、在留資格の取得が不可欠ですが、その手続きの複雑さに頭を悩ませている採用担当者の方も多いのではないでしょうか。
特に、在留資格認定証明書の交付申請は、申請書類の準備から入管での手続きまで、一連の流れを正しく理解し、進めていく必要があります。
そこで本記事では、外国人の採用に欠かせない在留資格認定証明書について、その概要から交付申請の方法、申請が許可されないケースまで、わかりやすく解説していきます。
外国人材の採用をお考えの企業様、また在留資格認定証明書の交付申請でお悩みの人事ご担当者様は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
この記事では、主に海外から外国人材を呼び寄せて雇用する際に必要な在留資格認定証明書の申請手続きを中心に解説しますが、国内にすでに在留している外国人を雇用する場合も、様々な手続きが必要です。国内外両方のケースについて詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご参照ください。
▶︎ 外国人労働者の募集～採用に必要な準備と手続きを詳しく解説
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Contents
そもそも在留資格認定証明書とは？
「在留資格認定証明書」とは、日本への入国を希望する外国人に対して法務省から交付される重要な証明書のことです。この証明書は、外国人が日本に滞在するための在留資格を事前に認定するものです。
在留資格認定証明書を取得した外国人が、自国の日本大使館などでビザの申請をすると、審査がスムーズに進み、短期間でビザの発給が完了します。直接ビザを申請するよりもはるかに早く手続きが完了するのが大きなメリットです。
海外に住んでいる優秀な外国人材を日本に招いて雇用する場合、ビザの発給や日本への入国をスピーディーに行いたい企業にとって、在留資格認定証明書は欠かせないものだと言えるでしょう。採用担当者の方は、外国人採用の際には必ず在留資格認定証明書の取得が必要だということを認識しておきましょう。
在留資格認定証明書の申請〜ビザ発給の流れは？
在留資格認定証明書の申請からビザ発給までの流れは以下のとおりです。
- 書類の作成
- 地方出入国在留管理官署に申請
- 在留資格認定証明書の交付
- ビザの申請
- 入国
それでは、各ステップについて詳しく確認していきましょう。
STEP1. 在留資格認定証明書交付申請書の作成
まずは、在留資格認定証明書を申請するための書類を作成する必要があります。
外国人本人が申請手続きを行うこともできますが、一般的には受け入れる日本の企業が代理で申請を行います。企業の人事担当者や総務担当者が申請を代行するケースが多いようです。
法務省のホームページから、外国人の活動内容に応じた在留資格認定証明書申請書をダウンロードし、必要事項を漏れなく記入しましょう。申請書類の作成は非常に複雑で、記入する項目も多岐にわたります。また、申請時には、外国人本人の証明写真や返信用封筒、また受け入れ企業の登記簿謄本など、さまざまな添付書類が必要になります。書類が不足していると申請が受理されないこともあるので、事前にしっかりと準備しておくことが大切です。
初めて申請する企業の担当者にとっては、書類の準備だけでも一苦労だと思います。そんな時は、行政書士に依頼するのがおすすめです。
行政書士は在留資格認定証明書の申請に精通しており、申請書類の作成代行から、入国管理局への申請手続き、認定証明書の受け取りまで、一貫したサポートを提供してくれます。書類の不備によって申請が却下されるようなリスクを回避し、審査を円滑に進めることができるでしょう。
ビザ申請を行政書士に依頼する際の流れや料金体系について詳しく知りたい方は、以下の記事もご参考ください。
▶︎ ビザコンサルタントにビザ申請を依頼した時の流れや料金について解説
こちらは外国人の方向けに書かれた記事ですが、ビザ申請を依頼する日本企業の採用ご担当者様にも参考になる情報が満載です。
STEP2. 地方出入国在留管理官署に申請
必要な書類がすべて揃ったら、受入れ機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に申請します。
申請から交付までに通常1〜3ヶ月程度の期間を要するため、雇用する外国人の入国予定日の3ヶ月以上前に申請しておくことをおすすめします。余裕を持って早めに動くことが、円滑な手続きのコツだと言えるでしょう。
申請方法は、申請書類を直接持参するか、郵送で行います。入国管理局の窓口が混雑していることも多いため、時間に余裕を持って訪れるようにしましょう。また、郵送の場合は書留など、確実に届くような方法で送付することが大切です。
STEP3. 在留資格認定証明書の交付
入国管理局での審査が完了し、在留資格「認定」の許可が下りると、申請時に提出した返信用封筒に在留資格認定証明書が同封され、申請の代理人宛てに届けられます。
この在留資格認定証明書は、外国人本人がビザを申請する際に必要となる重要な書類です。届いたらすぐに外国人本人に送付するようにしましょう。
送付する際は、EMS（国際スピード郵便）など、追跡可能で安全性の高い方法を利用することをおすすめします。万が一、在留資格認定証明書が紛失してしまうと、再発行の手続きが必要になり、時間とコストがかかってしまうためです。外国人の円滑な来日のためにも、慎重に取り扱うことが大切ですね。
STEP4. ビザの申請
外国人本人が在留資格認定証明書を受け取ったら、いよいよビザの申請です。外国人本人が、自国の日本大使館や総領事館などの在外公館に在留資格認定証明書を提出し、ビザの発給を申請します。
ビザの発給までにかかる期間は在外公館によって異なりますが、在留資格認定証明書がある場合、書類に不備がなければ通常1週間程度で審査が完了することが多いようです。
ただし、国や地域によっては審査に少し時間がかかることもあるため、余裕を持ってスケジュールを立てることが賢明です。渡航予定日の1ヶ月以上前には申請を済ませておくと安心でしょう。
STEP5. 入国
無事にビザが発給されたら、いよいよ日本への入国です。在留資格認定証明書の有効期限は交付から3ヶ月なので、期限内に来日するよう促しましょう。
空港での入国審査の際、在留資格認定証明書とビザを提示することで、パスポートに上陸許可の証印が押印されます。同時に在留カードが発行され、在留資格と在留期間が記載されます。
特に問題がなければ、比較的短時間で入国手続きが完了します。しかし、飛行機の遅延などで予定時間に到着しない場合もあるため、入国審査の時間にはある程度余裕を持たせておくと良いでしょう。
在留資格認定証明書の交付申請は、外国人の採用手続きの重要なステップですが、採用パターンによって必要な書類や確認事項が異なります。より詳しい情報は、以下の記事をご参照ください。
▶︎ 【外国人採用】採用に必要な書類と確認事項をパターン別に解説
在留資格認定証明書の申請にかかる費用は？
在留資格認定証明書の申請自体に、申請料などの特別な費用は一切かかりません。
ただし、申請時に提出する返信用封筒の郵便料金や、必要書類を揃えるための諸経費（証明写真代、登記簿謄本の取得費用など）は自己負担となります。とはいえ、これらの費用は比較的少額で済むことが多いでしょう。
しかし、在留資格認定証明書の申請を行政書士などの専門家に依頼する場合は、別途報酬が必要になります。行政書士への申請代行の費用は、事務所によって異なりますが、一般的には10万円前後が相場だと言われています。
在留資格認定証明書が必要になるのはいつ？
在留資格認定証明書が実際に必要になるタイミングは、外国人が日本に入国する際です。
日本の空港や港での入国審査の際、在留資格認定証明書とビザを提示することで、パスポートに上陸許可の証印が押印されます。また、この時点で在留資格と在留期間が決定し、在留カードが発行されます。
つまり、在留資格認定証明書は、外国人が日本での活動を開始するために不可欠な書類だと言えるでしょう。日本に呼び寄せた外国人の入国時に、在留資格認定証明書とビザを忘れずに携帯させることが肝要です。
一方で、日本への入国後は、在留資格認定証明書自体を提示する必要はほとんどありません。用途としては、入国の際の審査を円滑に進めるためのものに限られると考えて差し支えないでしょう。
ただ、万が一在留資格認定証明書を紛失してしまった場合は、再発行の手続きが必要になるため、大切に保管しておくことが大切です。
在留資格認定証明書の申請が許可されないこともある？
在留資格認定証明書の交付申請を行っても、必ずしも許可されるとは限りません。
申請書の記入事項に不備や誤りがあったり、必要な提出書類が不足していたりすると、審査の段階で不許可となってしまいます。
また、申請内容に虚偽の情報が含まれていたり、外国人の活動内容が在留資格に適していないと判断されたりした場合も、交付は認められません。
不許可の通知を受けた場合、再度申請することは可能ですが、同じ理由で再び不許可となる可能性が高いです。不許可の原因を突き止め、適切に対処することが求められます。
万が一、不許可の理由に心当たりがない場合は、申請を行った地方出入国在留管理局に問い合わせてみると良いでしょう。申請書類の不備など、比較的簡単な理由であれば、助言を受けて再申請することで交付が認められるケースもあります。
ただし、不許可の理由が在留資格の要件を満たしていないことにある場合は、再申請してもなかなか許可を得るのは難しいと言わざるを得ません。
そのような場合は、専門的な知識を持つ行政書士（ビザコンサルタント）に相談するのも一つの手です。 申請書類の作成のポイントや、在留資格の要件について熟知しているため、的確なアドバイスが得られるはずです。書類の作成だけでなく、入管への同行や、不許可となった場合の対応まで見据えてサポートしてくれる事務所があれば心強いですね。
まとめ
本記事では、外国人材の採用に不可欠な「在留資格認定証明書」について、その概要から交付申請の手順、よくある質問までを詳しく解説しました。
在留資格認定証明書の交付申請には、申請書類の作成や必要書類の収集など、煩雑な手続きが必要です。初めて申請する企業の人事ご担当者様は、行政書士に依頼することで、スムーズに申請を進めることができるでしょう。
在留資格認定証明書の交付を受けて来日した外国人社員は、一定期間ごとにビザの更新が必要になります。更新手続きについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご参考ください。
▶︎【外国人採用】就労ビザ更新に必要な書類や入国管理局での手続方法
外国人の採用から雇用管理まで、一連の流れを理解することが、グローバル人材の活用には欠かせません。日本で活躍する外国人材が一人でも増えることを願っています。ぜひ、外国人採用を前向きにご検討ください。
