外国人採用に必須！「在留資格認定証明書」とは？申請方法・必要書類・注意点を徹底解説

外国人材を採用する際、「在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility）」は避けて通れない重要な書類です。

これは、外国人が日本で働くためのビザを申請する前に、在留資格の要件を満たしていることを法務省が認定するものです。

本記事では、外国人採用を考える企業の人事・採用担当者向けに、在留資格認定証明書の基本や申請手続きの流れ、必要書類、有効期限、不許可対策までをわかりやすく解説します。

◆外国人の採用を検討中の企業様には、自社のニーズにあった外国人材を紹介してくれる「GTN」の利用がおすすめです！無料相談から始めて、グローバルな人材の力をビジネスに活かしましょう。

在留資格認定証明書とは？企業が知っておくべき基礎知識

まずは「在留資格認定証明書」とは何か、そして企業がなぜ知っておく必要があるのかを押さえておきましょう。

役割や他の書類との違い、必要になるケースを理解することで、採用計画全体の見通しが立てやすくなります。

在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility）の役割と目的

「在留資格認定証明書」は、日本への入国を希望する外国人について「在留資格の条件を満たしている」と法務省が事前に認定する書類です。

この証明書があることで、外国人本人のビザ審査がスムーズになり、通常よりも短期間での発給が可能になります。

採用計画を予定どおりに進めるうえで、企業にとって欠かせない存在です。

在留資格・在留カード・ビザとの違い

在留資格認定証明書は「在留資格」「ビザ」「在留カード」とよく混同されますが、それぞれ役割が異なります。

• 在留資格：日本でどのような活動を行うかを示す法的ステータス
• ビザ（査証）：大使館・領事館が入国を許可するための証明
• 在留カード：入国後に交付される、資格・期間を記載した身分証

在留資格認定証明書は、ビザ申請の前提となる「事前審査用の書類」という位置づけです。

この違いを理解しておくと、採用時の手続きで混乱するリスクを防げます。

どんなときに必要？外国人採用・配偶者呼び寄せなどの主なケース

在留資格認定証明書は、以下のような場面で必要となります。

• 海外在住の外国人を採用し、日本で働いてもらう場合
• 海外にいる配偶者や家族を呼び寄せる場合
• 留学生が卒業後に就職・転職して来日する場合

つまり、「中長期で滞在する前提の採用・呼び寄せ」では、必ず押さえるべき書類です。

在留資格認定証明書交付申請の流れと企業が行う手続き

手続きをスムーズに進めるためには、全体の流れを理解しておくことが重要です。

どの段階で企業が対応すべきかを把握しておくことで、準備の抜け漏れを防げます。

申請〜入国までの全体ステップ

申請から入国までの一般的な流れは次のとおりです：

1. 申請書類の作成
2. 地方出入国在留管理官署への申請
3. 証明書の交付
4. 外国人によるビザ申請
5. 日本への入国・在留カードの受け取り

企業は特に①〜③の段階で中心的な役割を担います。

全体像を把握しておくと、採用スケジュールの遅延を防ぎやすくなります。

STEP1：在留資格認定証明書交付申請書の作成

まずは申請書の準備です。

活動内容（就労・留学など）に応じた様式を選び、必要事項を記入します。

一般的には、受け入れ企業が代理申請を行います。

書類の不備は審査遅延や不受理の原因になるため、チェックリストを用意して慎重に確認しましょう。

初めての場合は行政書士への依頼も選択肢の一つです。

STEP2：地方出入国在留管理官署への申請と審査

申請書が揃ったら、管轄の出入国在留管理局に提出します。

審査には1〜3か月かかるのが一般的です。

採用スケジュールを見据え、入国予定日の3か月前までの申請を目安にしましょう。

STEP3：在留資格認定証明書交付後の対応（在留資格認定証明書交付後）

証明書が交付されたら、速やかに外国人本人へ送付します。

EMSなど追跡可能な方法を選び、紛失防止に努めましょう。

交付後の対応の速さが、入国スケジュールの正確さに直結します。

STEP4：大使館・領事館でのビザ申請

外国人本人は、自国の日本大使館・領事館に証明書を提出してビザを申請します。

通常は1週間ほどで審査が完了しますが、地域によってはさらに時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールが大切です。

STEP5：日本入国・在留カード発行までの流れ

ビザ発給後、日本への入国手続きに進みます。

空港で証明書とビザを提示すれば上陸許可が下り、その場で在留カードが発行されます。

ここまで完了して初めて、就労開始が可能になります。

在留資格認定証明書の交付申請時の必要書類

必要書類は在留資格や雇用形態によって異なります。

基本的な書類を押さえた上で、自社のケースに応じた追加書類がないかを確認しておきましょう。

企業側が準備する書類

企業が提出する書類は、受け入れ先としての信頼性や事業実態を証明するものが中心で、代表的なものは以下の通りです。

• 雇用契約書・採用通知書
• 会社登記簿謄本
• 直近の決算書・損益計算書
• 事業概要書

これらは「受け入れ先の信頼性」を示すための書類です。

不備があると審査が滞るため、最新情報で準備しておくことが重要です。

外国人本人が準備する書類

一方で、外国人本人に関する書類は「就労資格の適格性」を証明するために必要になります。

主なものは次の通りです。

• 履歴書・職務経歴書
• 最終学歴の卒業証明書
• 写真・パスポートコピー

在留資格によって必要書類は異なります。

特に「技術・人文知識・国際業務」「特定技能」「配偶者」などの在留資格では求められる内容が変わるため、事前の確認が不可欠です。

在留資格認定証明書の有効期限と注意点（在留資格 証明書 発行）

有効期限を誤解していると、採用計画全体に影響が出ることもあります。

期限や紛失時の対応、返納のルールを必ず押さえておきましょう。

有効期限と入国までのスケジュール管理

在留資格認定証明書の有効期限は交付日から3か月です。

期限を過ぎると再申請が必要になるため、入国予定日との調整が欠かせません。

紛失・期限切れ・返納が必要なケース

交付後に起こり得る代表的なケースと対応は以下の通りです。

• 紛失した場合：再交付申請が必要
• 期限切れ：再申請し直し
• 渡航中止：証明書を返納

このような事態が発生したときに慌てないよう、社内でも共有ルールを決めておくと安心です。

交付後の保存と活用（在留資格認定証明書 PDF／在留資格 証明書 英語）

PDF化や英訳を準備しておくと、海外拠点や本人とのやり取りがスムーズになります。

特に複数名の採用を進める場合は、電子管理を導入すると効率的です。

申請にかかる費用と企業が知っておきたいコスト

「費用はどれくらいかかるのか」は採用計画を立てる上で重要なポイントです。

事前に把握しておきましょう。

申請料そのものは無料ですが、次のような実費がかかります：

• 書類準備費（証明写真・登記簿取得費など）
• 郵送費用
• 行政書士への依頼費（約10万円前後）

社内で対応する場合と外部へ依頼する場合のコスト差も考慮して、最適な方法を選びましょう。

不許可・不交付を防ぐためのチェックポイント

せっかく申請しても、不許可になるケースは少なくありません。

代表的な原因と防止策を把握しておきましょう。

よくある不許可理由と対策

審査で不許可となる主な原因は次の通りです。

• 書類の不備や記入ミス
• 虚偽記載や不適切な雇用条件
• 職務内容が在留資格と合わない

これらは、提出前の二重チェックと正確な記載でほとんど防ぐことができます。

特に「職務内容の整合性」は審査で重視されるため、注意が必要です。

再申請時の注意点

不許可理由を明確にし、改善した上で再申請を行いましょう。

原因が不明な場合は、入管に問い合わせて具体的な指摘を受けるのが有効です。

企業が確認すべき体制・条件

申請に先立ち、次のような点を社内で確認しておくことも重要です。

• 社内の受け入れ体制（労働環境・支援体制）が整っているか
• 雇用契約・業務内容が在留資格と一致しているか

事前準備を徹底することで、不許可リスクを大きく減らせます。

よくある質問

Q1. 在留資格認定証明書とは何ですか？

A. 在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility）は、外国人が日本に入国する前に「在留資格の条件を満たしている」と法務省が事前に認定する書類です。

これを取得することで、ビザの発給がスムーズになり、入国までの期間を短縮できます。

Q2. 在留資格認定証明書とビザ、在留カードはどう違うのですか？

A. それぞれの役割は次の通りです。

• 在留資格認定証明書：在留資格を満たしているかを事前に証明する書類（法務省が発行）
  
• ビザ（査証）：日本大使館・領事館が入国を許可する証明（外務省が発行）
  
• 在留カード：日本入国後に交付される、資格・期間を証明する身分証（入管が交付）
  在留資格認定証明書は、ビザ申請の前提となる「事前審査書類」にあたります。

Q3. 在留資格認定証明書はどんなときに必要ですか？

A. 主に以下のケースで必要になります。

• 海外在住の外国人を採用して日本で働いてもらう場合
• 海外にいる配偶者や家族を日本に呼び寄せる場合
• 留学生が卒業後に日本企業へ就職・転職する場合
  中長期滞在を前提とした採用や呼び寄せには、必ずこの証明書が必要です。

Q4. 在留資格認定証明書の申請から入国までの流れを教えてください。

A. 一般的な流れは次のとおりです。

1. 申請書類作成（企業が代理で行う場合が多い）
2. 地方出入国在留管理官署へ提出・審査（1〜3か月）
3. 証明書の交付・本人への送付
4. 外国人本人が自国でビザ申請（大使館・領事館）
5. ビザ発給・日本入国・在留カードの受領
   ここまで完了して初めて、外国人は就労を開始できます。
   

Q5. 在留資格認定証明書の有効期限はどのくらいですか？

A. 有効期限は交付日から3か月間です。

この期間内にビザ申請と入国を完了しないと無効になります。

採用スケジュールに余裕を持ち、期限切れに注意しましょう。

Q6. 在留資格認定証明書の申請に必要な書類は？

A. 在留資格の種類によって異なりますが、一般的には以下の書類が必要です。

企業側の書類

• 雇用契約書または内定通知書
• 会社登記簿謄本
• 直近の決算書・損益計算書
• 事業概要書

外国人本人の書類

• 履歴書・職務経歴書
• 最終学歴の卒業証明書
• パスポートコピー・写真

業種や資格によって追加書類が求められるため、事前確認が重要です。

Q7. 申請にかかる期間はどのくらいですか？

A. 通常、申請から交付まで1〜3か月程度かかります。

入国予定日の約3か月前には申請を済ませておくと安心です。

書類不備や審査混雑で遅延することもあります。

Q8. 紛失したり、有効期限が切れた場合はどうすればいいですか？

A. 以下のように対応します。

• 紛失時：再交付申請が必要です。
• 期限切れ：再申請が必要になります。
• 渡航中止：証明書を入管に返納します。
  いずれの場合も、早めに入管へ連絡し、再発行や返納手続きを進めましょう。

Q9. 在留資格認定証明書の申請に費用はかかりますか？

A. 入管への申請料は無料ですが、以下のような実費が発生します。

• 登記簿謄本・証明書の取得費用
• 郵送費（EMSなど）
• 行政書士に依頼する場合の報酬（約10万円前後）
  社内で対応できるか、外部依頼するかを比較検討しておきましょう。

Q10. 不許可（不交付）になる主な理由は何ですか？

A. 代表的な不許可理由は以下の通りです。

• 書類の不備・記入ミス
• 雇用契約や職務内容が在留資格と一致していない
• 不適切な雇用条件や虚偽記載
  審査では「職務内容と資格要件の整合性」が重視されます。提出前に必ず二重チェックを行いましょう。

Q11. 不許可になった場合、再申請できますか？

A. はい、可能です。

ただし、不許可理由を明確にしたうえで再申請する必要があります。

入管からの指摘内容を確認し、改善点（職務内容・雇用条件・書類精度など）を修正して再提出しましょう。

Q12. 在留資格認定証明書はPDFや英訳版でも使えますか？

A. 原本が必要ですが、PDF化や英訳を準備しておくと、海外拠点との連携や本人への共有がスムーズです。

特に複数人を同時に採用する場合は、電子管理を導入すると効率的です。

Q13. 企業として不許可を防ぐために気をつけることは？

A. 以下の3点を徹底することで、不交付リスクを減らせます。

1. 書類の整合性チェック（職務内容・報酬・資格の一致）
2. 受け入れ体制の明確化（職場環境・教育支援体制）
3. 申請前の早期準備とスケジュール管理
   これらをクリアすれば、審査がスムーズに進みやすくなります。

Q14. 申請は企業でも本人でもできますか？

A. 原則として、受け入れ企業または代理人（行政書士など）が申請します。

本人は海外にいるため、企業側で代理申請を行うのが一般的です。

まとめ

申請から入国までの流れを理解し、書類準備・有効期限・不許可対策を押さえておくことで、採用プロセスがよりスムーズに進みます。

最後に、企業が押さえておくべきポイントをまとめます：

• 採用予定日の3か月以上前から準備を始める
• 書類と職務内容の整合性を必ず確認する
• 有効期限や返納ルールを社内で共有しておく

これらを実践すれば、優秀な外国人材を安心して迎え入れる体制を整えられるでしょう。