留学ビザから就労ビザへの変更!やることリスト2021

7/28/2021 最終更新

外国人留学生を雇用する際に必要なこととして、「在留資格の変更」があります。「留学ビザから就労ビザへの変更」は「在留資格の変更」を指していることが多いです。

この記事では、留学ビザを就労ビザに変更する際にやることや準備する書類、そもそもなぜビザの変更が必要なのかなどを解説しています。外国人雇用を検討している方や、在留資格の変更が必要な状況になっている方は、ぜひ参考にしてください。

留学ビザから就労ビザへ変更!やることリスト

留学ビザを就労ビザへ、つまり在留資格「留学」を「就労」に変更するためには、以下の3つのステップを踏む必要があります。

1.内定を出す

まずは、雇用予定の留学生に内定を出しましょう。必ず内定を出してから留学ビザ→就労ビザの変更手続きを行う必要があります。

その理由は、次のステップ「書類を準備する」の際に必要な書類の中に、内定を出していなければ作成が難しい書類があるからです。それは、「労働条件通知書」「雇用契約書」などの書類です。

日本国内の企業で働いている外国人の多くが取得している在留資格「技術・人文知識・国際業務」(通称:技人国)を例にとって説明しましょう。在留資格を「留学」から「技術・人文知識・国際業務」に変更する際に、以下の書類が必要となります。

申請人の活動の内容等を明らかにする次のいずれかの資料
労働契約を締結する場合

労働基準法第15条第1項及び同法施行規則第5条に基づき,労働者に交付される労働条件を明示する文書 1通

出典:技術・人文知識・国際業務 | 出入国在留管理庁 http://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00093.html

難しい言葉で表記されていますが、『外国人を新たに雇用する場合は在留資格変更の際に「労働条件通知書」「雇用契約書」などの提出が必要』ということが書かれています。

そのため、在留資格変更の際には先に内定を出し「労働条件通知書」や「雇用契約書」を作成しておくことが必要になるのです。

在留資格の変更が不許可になった場合

在留資格の変更を申請し、不許可になった場合はどうなるのでしょうか。

在留資格「留学」のままでは、その外国人を雇用することはできません。「雇用できない可能性がある外国人に内定を出すのは不安」と考える方も多いでしょう。そのような時のために、外国人を雇用する際は雇用契約書の中に「停止条件」を盛り込んでおくことが一般的です。停止条件とは、「この雇用契約は、該当者の在留資格の変更が完了し雇用できる状態になった時点で効力を発揮します」という内容のものです。

停止条件を労働条件通知書や雇用契約書に付け加えておくことで、在留資格の変更が叶わなかった外国人を雇用しなければならないというリスクを回避できます。

2.書類を準備する

雇用予定の外国人留学生に内定を出して「雇用契約書」「労働条件通知書」が整ったら、在留資格の変更に必要な書類を準備しましょう。こちらも、在留資格「留学」から在留資格「技術・人文知識・国際業務」(通称:技人国)へ変更する場合を想定して解説します。

必要な書類には、雇用される予定の外国人留学生が用意する書類と会社(雇用側)が用意する書類があります。

外国人留学生が用意する書類

雇用される外国人留学生側が用意する書類は以下のとおりです。

  • 在留資格変更許可申請書(申請人等作成用1,2,3)
  • 写真(提出日前3ヶ月以内に撮影されたもの)
  • 在留カード
  • 日本での活動内容に応じた資料※
  • 資格外活動許可書(交付を受けている場合のみ)
  • パスポート・在留資格証明書
  • 身分を証明する文書

※「日本での活動内容に応じた資料」について
こちらは、主に「外国人留学生が自身の学んできたことを証明する資料」と「会社が在留資格に合った企業活動を行っていることを証明する資料」を指します。
この項目では前者について解説します。

「日本での活動内容に応じた資料」で、外国人留学生側が用意するのは以下の書類です。

専門学校を卒業し,専門士又は高度専門士の称号を付与された者については,専門士又は高度専門士の称号を付与されたことを証明する文書 1通

申請人の学歴及び職歴その他経歴等を証明する文書

出典:技術・人文知識・国際業務 | 出入国在留管理庁 http://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00093.html

こちらも難しい言葉で表記されていますが、こちらは以下のような文書のことを指しています。

  • 卒業証明書
  • 卒業見込証明書
  • 成績証明書

外国人留学生が本当に留学先で勉学に励んでいたのか、卒業を許可されているのかなどを示すための書類が必要になるのです。こちらは雇用予定の外国人留学生本人が用意する必要があるため、必要書類であるとしっかり伝えておきましょう。

このほか、就職する会社を選択した理由や職務内容と学習内容の関連性などを記載する「申請理由書」を提出することで審査の参考となるでしょう。「申請理由書」を提出することで許可が下りる確率が上がるというわけではありませんが、余裕がある場合は提出をおすすめします。書式等は自由です。

会社(雇用側)が用意する書類

雇用する会社側が用意する書類は、以下のとおりです。

  • 在留資格変更許可申請書(所属機関作成用1,2)
  • 所属機関区分を証明する文書※
  • 雇用契約書・労働条件通知書
  • 登記事項証明書
  • 事業内容を明らかにする資料(会社パンフレットなど)
  • 直近の年度の決算文書の写し(新規事業の場合は事業計画書)
  • 給与支払事務所等の開設届出書の写し

このほか、雇用理由書などを添付する場合もあります。

会社のカテゴリ分けについて

在留資格を変更する際に会社(機関)はカテゴリ(区分)分けされ、そのカテゴリによって必要な書類が異なります。カテゴリによっては申請書類が簡略化される場合もあるため、自身の会社がどのカテゴリに該当するのか確認しておきましょう。

機関は、以下のように分類されています。

カテゴリー1           カテゴリー2    カテゴリー3      カテゴリー4      
次のいずれかに該当する機関
(1) 日本の証券取引所に上場している企業
(2) 保険業を営む相互会社
(3) 日本又は外国の国・地方公共団体
(4) 独立行政法人
(5) 特殊法人・認可法人
(6) 日本の国・地方公共団体認可の公益法人
(7) 法人税法別表第1に掲げる公共法人
(8)イノベーション創出企業
(9)一定の条件を満たす企業等
次のいずれかに該当する機関
(1) 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中,給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人
(2) 在留申請オンラインシステムの利用申出の承認を受けている機関
前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提出された団体・個人(カテゴリー2を除く)左のいずれにも該当しない団体・個人
参考:技術・人文知識・国際業務 | 出入国在留管理庁 http://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri07_00093.html

3.書類を提出する

書類の準備が完了したら、書類を提出します。提出先は、申請者(外国人留学生)の住居地を管轄する地方出入国在留管理官署です。該当する地方出入国在留管理官署は、以下のページで確認できます。

参考:組織・機構 | 出入国在留管理庁 http://www.moj.go.jp/isa/about/organization/organization.html

受付時間は平日午前9時~12時・午後1時~4時の間となっており、休日は提出することができません。(地方出入国在留管理官署によって異なる場合があります)なお、許可が降りた場合は手数料として4000円の収入印紙代が必要になります。

なぜ留学ビザから就労ビザへ変更が必要なのか

ここまでお伝えしてきたとおり、外国人留学生が就職する場合は留学ビザから就労ビザへの変更が必要となります。正式には、在留資格「留学」から入社する企業等に関係する在留資格への変更が必要です。

現在就労関係の在留資格として、以下の15種類が定められています。これらが俗に「就労ビザ」と呼ばれている在留資格です。

  1. 「教授」(例,大学教授等)
  2. 「芸術」(例,作曲家,画家,著述家等)
  3. 「宗教」(例,外国の宗教団体から派遣される宣教師等)
  4. 「報道」(例,外国の報道機関の記者,カメラマン)
  5. 「経営・管理」(例,企業等の経営者,管理者)
  6. 「法律・会計業務」(例,弁護士,公認会計士等)
  7. 「医療」(例,医師,歯科医師,看護士等)
  8. 「研究」(例,政府関係機関や私企業等の研究者等)
  9. 「教育」(例,中学校,高等学校等の語学教師等)
  10. 「技術・人文知識・国際業務」(例,機械工学等の技術者,通訳,デザイナー,私企業の語学教師等)
  11. 「企業内転勤」(例,外国の事業所からの転勤者)
  12. 「介護」(例,介護福祉士)
  13. 「技能」(例,外国料理の調理師,スポーツ指導者,航空機等の操縦者,貴金属等の加工職人等)
  14. 「特定技能」 
  15. 「技能実習」 

外国人が日本に在留する場合、取得した在留資格範囲内の活動を行いながら在留する必要があります。逆に言うと、許可を受けていない限り、日本国内で在留資格の範囲外となる活動を行ってはいけないのです。

在留資格「留学」の場合、留学生としてのみ日本に在留することが許可されています。企業に就職する場合、「留学生」という身分ではなくなるため、在留資格「留学」の活動範囲外と見なされます。そのため、在留資格を「留学」から就職先に関連するものに変更する必要があるのです。

在留資格の変更には1~2ヶ月かかる

審査期間は2週間~1ヶ月とされています。

参考:組織・機構 | 出入国在留管理庁 http://www.moj.go.jp/isa/about/organization/organization.html

しかし、外国人留学生が4月から問題なく入社できるように、原則として卒業年の1月(東京入国管理局は12月)から在留資格の変更を受け付けています。余裕を持った提出がおすすめです。

在留資格変更の審査基準

在留資格を変更する際の審査基準として、以下のような内容が表記されています。

・申請に係る本邦において行おうとする活動が虚偽のものでなく,出入国管理及び難民認定法別表第一の下欄に掲げる活動又は別表第二の下欄に掲げる身分若しくは地位(永住者の項の下欄に掲げる地位を除く。)を有する者としての活動のいずれかに該当し,かつ,在留資格の変更を適当と認めるに足りる相当の理由があること。
・「短期滞在」の在留資格を有する者にあっては,上記に加えてやむを得ない特別の事情に基づくものであること。

出典:在留資格変更許可申請 | 出入国在留管理庁 http://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

また難しい言葉で表記されていますが、在留資格「留学」から就労ビザに変更する場合は、シンプルに記載するとおおむね以下のような内容となります。

  • 変更先の在留資格に合った学習を行っていたか
  • すでに取得している在留資格範囲内の活動を行いながら日本に滞在していたか
  • 就職先の企業(職種)と変更する在留資格がマッチしているか
  • 在留資格「短期滞在」の場合は上記に加えてやむを得ない特別な事情があるか

必須ではない「申請理由書」「雇用理由書」は、これらをより詳しく証明することができるため添付する場合が多いです。

在留資格の変更にあたって取るべき行動や必要な書類は、留学していた学校・学んでいた内容・外国人留学生の就職先や就職後従事する業務内容などによって異なってきます。ひとりひとりに合わせた在留資格の変更手続きが必要となるでしょう。「書類の不備が心配」「外国人留学生と正しくコミュニケーションを取る自信がない」という方はプロへの依頼をおすすめします。

お部屋探しはGoandupにご相談ください!

Goandupでは、外国人の方向けに日本のお部屋探しをサポートしています。お気軽にご連絡ください。

Free Housing Support 🏠

Goandup provides complimentary room search support for foreigners who are looking for a place to live.

Agree to Privary Policy

関連記事