外国人従業員をサポートするには？多文化理解や教育のポイントを解説
日本の企業が外国人労働者を雇用する際、適切なサポートが不可欠です。言語の壁を超え、文化的な違いや習慣を理解し尊重することが大切になります。さらに、法律やビザの問題、職場での平等性、多様性を受け入れる環境整備も重要なポイントです。
この記事では、外国人従業員の方々をしっかりとサポートするための具体的な方法を分かりやすくお伝えします。企業の皆さまが実践できるヒントが満載ですので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
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Contents
【雇用編】ビザとワークパーミットに関するサポート
外国人労働者の雇用において、まずは就労ビザの取得が必要不可欠です。就労ビザには様々な種類があり、職種や雇用形態によって異なる要件があることを理解しておきましょう。また、ビザ以外にもワークパーミット（労働許可証）の取得が求められる場合もあります。
企業としては、外国人従業員の採用前から、これらのビザやワークパーミットに関する情報を収集し、必要な書類や手続きについてしっかりと把握しておくことが大切です。採用後も、従業員の方々に寄り添い、申請や更新の際のサポートを行うことで、安心して働ける環境を整えることができるでしょう。
以下の記事では、日本の就労ビザ申請に必要な書類について詳しく解説しています。ビザ取得のサポートを行う際の参考になさってください。
▶︎ 外国人の就労ビザの種類と申請時の必要書類について
適切なビザの取得：労働者ごとの要件を理解する
外国人労働者の雇用に際して、適切な就労ビザ（就労系の在留資格）の取得が必要です。就労ビザには、「技術・人文知識・国際業務」、「技能」、「特定技能」など様々な種類があり、それぞれ求められる要件が異なります。
例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格では、大学卒業レベルの専門知識や技術が求められますが、「技能」の在留資格では、特定の分野で一定レベル以上の技能が必要とされます。
企業の担当者は、雇用予定の外国人労働者の方々の職種や経歴に合わせて、適切なビザの種類を見極め、必要書類の準備などをサポートしていくことが大切ですね。
ワークパーミット（労働許可証）の準備：期間や場所の指定が重要
就労ビザの取得に加えて、国によってはワークパーミット（労働許可証）の取得が別途必要となる場合があります。ワークパーミットは、外国人労働者が特定の期間、特定の場所で就労することを許可する証明書のことを指します。
ビザが入国や滞在の許可に関わるものである一方、ワークパーミットは就労そのものに対する許可になります。したがって、ワークパーミットの申請では、就労予定の期間や場所を具体的に指定する必要があります。
企業としては、ワークパーミットの要否について事前に確認し、必要に応じて従業員の方々の申請をしっかりとサポートしていきたいですね。期間や場所の指定には注意を払い、計画的に準備を進めることが肝心です。
申請時のサポート：外国人従業員の手助けとして
ビザやワークパーミットの申請は、言語の壁もあり、外国人労働者の方々にとって難しく感じられるものです。書類の準備や提出の際、企業側が丁寧にサポートを行うことで、従業員の方々の負担を軽減し、スムーズな申請が可能となります。
具体的には、必要書類のリストアップや記入例の提示、申請書類の母国語への翻訳、申請窓口への同行などが考えられます。また、申請に必要な情報をまとめたガイドブックを用意するのもよいアイデアですね。
企業側が一丸となって外国人従業員の方々の申請をサポートすることで、信頼関係を築き、安心して働ける環境を整えることができるでしょう。
更新時のサポート：継続的なサポートが求められる
ビザやワークパーミットは、一定の期間ごとに更新手続きが必要となります。初回の申請時だけでなく、更新時のサポートも欠かせません。
更新の時期や必要書類などの情報を従業員の方々に的確に伝え、計画的に準備を進められるようにサポートしましょう。書類の作成や提出の際も、初回申請時と同様に丁寧なサポートを心がけることが大切です。
さらに、更新の要件に変更がないか、定期的に情報を収集し、従業員の方々に周知することも重要なポイントです。変更があった場合は、対応策を迅速に検討し、従業員の方々の不安を払拭するよう努めましょう。
専門家の活用：適切な知識と経験のもとで
ビザやワークパーミットの申請は、専門的な知識が求められる分野です。社内に十分な知見がない場合は、外部の専門家に相談するのも一つの方法でしょう。
行政書士や社会保険労務士など、外国人雇用に詳しい専門家に依頼することで、的確なアドバイスを得ることができます。申請書類の作成や提出の代行を任せることもできるため、企業の負担を大幅に軽減できるでしょう。
ただし、専門家に全てを任せきりにするのではなく、企業側も積極的に関与することが大切です。専門家との連携を密にし、従業員の方々の状況を随時共有しながら、よりよいサポートを目指しましょう。
専門家の知見を活用しつつ、社内の体制も強化していくことで、外国人労働者の方々にとって心強い支援を提供することができるはずです。適切な外部リソースを活用し、サポートの質を高めていきたいものですね。
外国人従業員向けに日本語教育の場を提供する
企業の成長と成功は、その中で働く従業員たちのパフォーマンスと直接的に関連しています。特に、多様な背景を持つ外国人労働者が増えている現在、彼らを適切にサポートすることが重要であると言えます。その鍵となるのが多文化理解と教育です。
日本で働く外国人労働者にとって、日本語能力の向上は欠かせません。しかし、企業が提供する日本語教育の機会は、まだ十分とは言えない状況にあります。
外国人従業員の方々が日本語を学ぶ場を整備することは、企業の重要な責務の一つだと言えるでしょう。採用後の日本語教育としては、大きく分けて以下の3つの方法が考えられます。
企業内で研修を行う
社内で日本語教育プログラムを立ち上げるのは、外国人従業員のニーズに合わせた教育を実施できる点で大きなメリットがあります。業務に直結する専門用語や、実際のコミュニケーションで使える表現を集中的に学べるでしょう。
ただし、カリキュラム作成や講師の手配など、準備には一定の労力が必要となります。予算や社内リソースとのバランスを見ながら、最適な研修体制を検討することが大切ですね。
定期的な研修の実施により、外国人従業員の方々の日本語能力を着実に向上させていきたいものです。日本語でのコミュニケーションが円滑になれば、職場の一体感も高まるはずです。
日本語学校に通ってもらう
外部の日本語学校を活用するのも、一つの有効な方法です。プロの日本語教師による体系的なカリキュラムで学べるため、総合的な日本語能力の向上が期待できます。
企業側は、外国人従業員の方々に適した学校を選定し、授業料の補助や勤務時間の調整などのサポートを行いましょう。従業員の方々が安心して学習に取り組める環境を整えることが重要です。
日本語学校での学習と、業務で学ぶ実践的な日本語を組み合わせることで、外国人従業員の方々の日本語能力は飛躍的に向上するでしょう。日本語力のアップが、仕事のパフォーマンス向上にもつながります。
オンライン学習を取り入れる
昨今は、オンラインでの日本語学習も充実してきました。外国人従業員の方々の勤務形態やライフスタイルに合わせて、自由な時間と場所で学習を進められるのが大きな利点です。
企業としては、信頼できるオンライン学習教材を選定し、従業員の方々に提供することから始めましょう。学習の進捗状況を適宜確認し、必要なフォローを行うことも大切になります。
社内の日本語教育プログラムやオフラインの日本語学校との併用も効果的です。オンラインとオフラインのブレンド型学習で、外国人従業員の方々の日本語力を多角的に伸ばしていきましょう。
日本語教育の重要性は理解できても、何からどう始めればよいか迷っている人事担当者も多いのではないでしょうか。以下の記事では、外国人労働者への日本語教育の現状と課題、成功のポイントをわかりやすく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
▶︎ 外国人労働者の日本語教育はどうする？現状から考える成功ポイント
外国人従業員への多文化理解とライフサポートを行う
外国人労働者の方々が日本の職場に溶け込み、力を発揮するためには、日本語教育だけでなく、多文化理解の促進やライフサポートも欠かせません。企業には、外国人従業員の生活全般を支援する包括的な取り組みが求められています。
多文化理解とは？異なる文化背景への理解を深める
多文化理解とは、異なる文化的背景を持つ人々が互いの価値観や行動様式を理解し、尊重し合うことを指します。外国人従業員の方々が、日本の職場に違和感なく適応できるよう、多文化理解を促進することが大切です。
まずは、外国人従業員の方々の出身国の文化や習慣について理解を深めましょう。食事やマナー、コミュニケーションスタイルなど、ちょっとした違いが誤解を生むこともあります。お互いの文化的背景を知ることで、よりスムーズなコミュニケーションが可能となるでしょう。
多文化理解は一朝一夕に身につくものではないため、社内研修や異文化交流イベントを通じて、継続的に理解を深めることが重要です。組織全体に多様性を尊重する意識を根付かせていくことが求められます。
外国人・日本人従業員双方への教育を行う
多文化理解を促進するためには、外国人従業員だけでなく、日本人従業員への教育も欠かせません。双方への教育を通じて、異文化コミュニケーションのスキルを高めていくことが大切です。
外国人従業員の方々には、日本の企業文化やビジネスマナーについて学ぶ機会を設けましょう。日本特有のルールや慣習を理解することで、職場での適応力が高まります。
一方、日本人従業員には、多様な文化背景への理解と配慮の重要性を伝える研修を実施するとよいでしょう。外国人従業員の方々とコミュニケーションを取るコツを学べば、より円滑な協働が可能となります。
双方への教育を地道に続けることで、多様性を受け入れ、活かす組織文化が醸成されていくはずです。一人ひとりの違いを尊重し合える職場環境を目指して、多文化理解教育に力を入れていきましょう。
住居の確保や手続きなどライフサポートを行う
外国人従業員の方々が日本で安心して働き、生活するためには、ビザの取得や語学教育だけでなく、生活全般のサポートも必要不可欠です。特に、住居の確保は重要な課題の一つだと言えるでしょう。
企業としては、外国人従業員の方々が住みやすい物件を探すサポートから始めましょう。連帯保証人の確保や、入居手続きの支援なども求められます。日本特有の住宅事情を説明し、スムーズな住み始めをサポートすることが大切です。
また、行政手続きや公共サービスの利用、医療機関の受診など、生活に関わる様々な場面で、外国人従業員の方々は戸惑うことが多いものです。必要に応じて、手続きに同行したり、情報提供を行ったりと、きめ細やかなサポートを心がけましょう。
外国人従業員の住居確保のサポートについては、以下の記事で詳しく解説しています。
▶︎ 特定技能をはじめとした外国人社員採用に必要な住居確保支援とは
外国人・日本人双方向の多文化理解を促す
多文化理解を深めるためには、外国人従業員と日本人従業員が日常的にコミュニケーションを取り、相互理解を深めていくことが大切です。職場だけでなく、プライベートな交流の機会を設けることも効果的でしょう。
例えば、社内のランチ会や懇親会では、外国人従業員と日本人従業員が隣り合わせで座るような席順にするのはどうでしょうか。普段の業務では話す機会の少ない相手とも、カジュアルな雰囲気の中で交流を深められるはずです。
また、外国人従業員の方々の出身国の文化に触れるイベントを企画するのも一案です。料理や音楽、伝統行事など、様々な切り口で異文化体験の場を設けられます。日本人従業員にとっては、普段とは違った視点から多文化理解を深められる貴重な機会となるでしょう。
さらに、外国人従業員と日本人従業員がペアを組んで行うプロジェクトを立ち上げるのも効果的だと考えます。仕事を通じて互いの考え方や働き方を学び合うことで、より深い相互理解が生まれるはずです。
外国人従業員と日本人従業員がお互いの文化を理解し、協働するためのヒントが満載の以下の記事も合わせてご覧ください。
▶︎ 外国人従業員を活かす！異文化理解のための研修とチーム作りのポイント
外国人従業員のためのオリエンテーションを行う
外国人従業員の方々が新しい職場環境にスムーズに適応するためには、入社時のオリエンテーションが重要な役割を果たします。単なる会社説明にとどまらず、日本の労働慣行や社会制度についても丁寧に伝えることが求められるでしょう。
以下の記事では、外国人従業員向けのオンボーディングについて詳しく解説しています。オリエンテーションを企画する際の参考になさってみてください。
▶︎ 外国人従業員のオンボーディング：研修プログラムのポイントを解説
日本の法律やルールについての情報提供
日本で働くためには、労働関連法規や社会保険制度など、様々なルールについて理解しておく必要があります。外国人従業員の方々に分かりやすく説明し、スムーズな適応をサポートしましょう。
労働基準法や労働契約法、労働安全衛生法など、基本的な労働関連法規の概要を説明することから始めましょう。また、社会保険制度や年金制度についても、加入手続きの方法と併せて丁寧に解説することが大切です。
税金の仕組みや確定申告の方法など、生活に密接に関わる情報提供も欠かせません。外国人従業員の方々が日本社会のルールを理解し、安心して働ける環境を整えることが何より重要だと言えるでしょう。
企業内のプロセスやポリシーについての教育
オリエンテーションでは、企業独自の業務プロセスやポリシーについても詳しく説明することが求められます。組織の一員としてスムーズに働き始められるよう、社内ルールについて丁寧に教育しましょう。
勤怠管理の方法や休暇の取得方法など、日常的な業務の流れについては特に念入りに伝える必要があります。また、コンプライアンスや情報セキュリティに関するポリシーについても、しっかりと教育することが大切です。
外国人従業員の方々が、組織の一員としての役割と責任を理解できるよう、丁寧なオリエンテーションを心がけたいものです。社内ルールを身につけることが、職場での活躍の第一歩となるはずです。
オリエンテーションプログラムは継続して行う
外国人従業員の方々への教育は、入社時のオリエンテーションで終わりではありません。継続的なフォローアップを通じて、定着をサポートすることが大切だと言えます。
定期的な面談の機会を設け、仕事や生活の状況を確認するようにしましょう。困りごとがあれば真摯に耳を傾け、解決に向けて支援することが求められます。また、新しい社内ルールができた場合などは、改めて丁寧に説明を行うことも必要でしょう。
適切なオリエンテーションは、外国人従業員の方々がその能力を存分に発揮するための土台となります。企業には、丁寧な教育プログラムを通じて、多様な人材の活躍を後押しすることが求められているのです。
まとめ
外国人労働者の方々が日本の職場で活躍するためには、企業による多角的なサポートが不可欠です。
ビザの取得から日本語教育、多文化理解の促進、ライフサポートに至るまで、企業には外国人従業員の方々に寄り添った支援が求められています。一人ひとりの多様性を尊重しながら、それぞれの能力を最大限に引き出せる職場環境を整備することが何より大切だと言えるでしょう。
日本で働くことを選んだ外国人従業員の方々が、その選択に誇りを持てる組織であり続けるために、私たち企業は何ができるのか。その問いを常に意識しながら、外国人労働者の方々への支援の輪を広げていきたいものです。
