外国人採用の際に必要な在留カード照会とは？照会方法やアプリも紹介
外国人を採用する際、在留カードの照会は非常に重要なプロセスです。在留カードは、日本に滞在する外国人に対して交付されるカードで、名前、住所、在留資格・在留期間・住居地など、個人情報が細かく記載されているものです。偽変造在留カードも存在し、詐欺や犯罪に利用されるケースもあるため、採用担当者は注意が必要です。
本記事では、外国人採用時に欠かせない在留カードの照会について、その理由や方法、便利なアプリなどを詳しく解説します。外国人労働者の採用を検討している企業の人事担当者や、実際に採用プロセスに関わる方は、ぜひ参考にしてください。
Contents
在留カード照会とは
在留カード照会とは、カードに記載された在留資格や有効期限が正しいかを確認する手続きです。主な目的は2つあります。1つは、在留カードの有効期限切れを防ぐことです。期限が切れた状態で就労を続けると、本人が不法滞在・不法就労の状態になってしまいます。
もう1つは、在留資格に応じた就労可否を確認することです。在留資格によって認められる活動内容は異なるため、就労が許可されていない資格の外国人を雇用すると、企業側も不法就労助長のリスクを負うことになります。採用前後を通じて、定期的な照会と確認が重要です。
照会方法は2つ
在留カードの照会には、法務省（出入国在留管理庁）のWebサイトを使う方法と、専用アプリを使う方法があります。前者は主に有効期限の確認、後者は偽変造の有無を確認する用途で使い分けます。
確認の結果は「有効／失効」などのステータスで返されます。照会を行う際は、本人の同意を得て、必要最小限の情報のみを扱うようにしてください。
法務省サイトでの番号照会
出入国在留管理庁が提供する「在留カード等番号失効情報照会」では、在留カードに記載された番号を入力するだけで、そのカードが有効か失効済かを確認できます。結果は数秒で表示されるため、採用面接や入社手続きの場でもすぐに確認可能です。照会の際は、必ず本人の同意を得たうえで、採用手続きに必要な範囲の情報のみを扱うようにしてください。
在留カード等読取アプリケーション
法務省公式の「在留カード等読取アプリケーション」を使うと、カードのICチップを読み取り、偽変造の有無を確認できます。使い方は次の3ステップです。
- App StoreまたはGoogle Playからアプリをダウンロードする
- アプリを起動し、在留カードのICチップ部分をスマートフォンにかざす
- 読み取り結果が画面に表示され、カードの真正性を確認できる
在留カードの偽変造は犯罪行為であり、見抜けずに採用してしまうと不法就労を助長するおそれがあります。アプリを活用し、必ず真贋確認を行いましょう。
照会時に気を付けたいこと
照会作業を進めるうえでは、個人情報の取扱いと専門家への相談タイミングの2点に注意が必要です。在留カードには氏名や住所など機微な個人情報が含まれるため、照会で得た情報は採用手続きに必要な範囲でのみ使用し、自社の個人情報取扱規程に沿って管理してください。
また、次のようなケースでは、入管手続きに詳しい行政書士や社会保険労務士に早めに相談することをおすすめします。
- 提出書類が不揃いで内容を確認しきれない場合
- 在留資格の該当性判断が難しい場合
- 在留期限が迫っており、更新手続きとの兼ね合いが不安な場合
専門家に確認することで、不法就労のリスクを未然に防ぎやすくなります。
在留カードの照会が必要な理由
在留カード照会は、有効期限の確認と在留資格による就労可否の確認が主な目的です。これにより不法就労や手続き漏れを未然に防げます。
在留カードが失効していないか確認するため
在留カードには有効期限があり、失効してしまうと、外国人労働者は不法滞在・不法就労の状態になってしまいます。採用後も在留カードの有効期限を定期的にチェックし、更新が必要な場合は外国人労働者本人に促す必要があります。在留カードの照会は、失効を防ぐために重要な手続きといえます。
在留資格を確認し、不法就労を防ぐため
在留カードには、外国人の在留資格が記載されています。在留資格によって、認められている活動内容（就労の可否など）が異なります。採用担当者は、在留カードの照会を通じて在留資格を確認し、その外国人が就労可能な在留資格を持っているかどうかを判断する必要があります。
適切な在留資格を持たない外国人を雇用してしまうと、不法就労につながるため、企業側のリスクも高くなります。在留カードの照会は、不法就労を未然に防ぐための重要なプロセスなのです。
不安がある場合は、専門家に相談する
在留カードの照会は、適切に行えば外国人労働者の雇用管理に役立つ重要な手続きですが、制度や手順が複雑で不安を感じる採用担当者も少なくないでしょう。そんなときは、専門家に相談するのも一つの方法です。
在留カードの確認に不安があれば、入管手続きに詳しい行政書士や社会保険労務士に早めに相談してください。特に（1）書類が不揃いな場合、（2）在留資格の判別が難しい場合、（3）在留期限が迫っている場合は、採用前に専門家に確認することで不法就労リスクを軽減できます。
まとめ
本記事では、外国人の雇用に不可欠な在留カードの照会について、その重要性と具体的な方法を解説しました。
在留カードの照会は、外国人採用における雇用リスクを下げる重要な手続きです。有効期限や在留資格の確認に加え、必要に応じて入管サイトや公式アプリで真贋チェックを行いましょう。
もし不明点があれば、早めに入管や行政書士に相談すると安心です。社内の手順を整備しておけば、採用業務もスムーズに進められます。
不法就労防止や外国人雇用の法律に関する詳しい情報は、以下の関連記事をご覧ください。
▶︎ 不法就労防止に努めよう！在留カードの確認法、通報についても解説
▶︎ 外国人労働者の雇用で押さえるべき法律は？入管法と労働関係法令
また、在留カードの照会以外にも、外国人労働者の雇用管理においては、在留カードの発行、更新、紛失、変更など、さまざまな手続きが発生します。これらの手続きについて詳しく知りたい方は、以下の関連記事をご参照ください。
▶︎ 在留カードの発行・更新・紛失・変更に関わる申請手続きをご紹介
