特定技能登録支援機関の申請・届出に必要な書類とは｜登録から定期報告まで解説
特定技能外国人を受け入れる企業にとって、登録支援機関は在留手続きだけでなく、日本での生活や就労を支える重要な役割を担っています。ただし、登録支援機関として活動するには、登録時の申請だけでなく、登録後の変更届や定期的な報告など、継続的な手続きへの対応が欠かせません。
この記事では、登録支援機関になるための申請手続きと必要書類をはじめ、登録後に求められる各種届出や定期報告について、実務の流れがイメージできるよう整理して解説します
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Contents
特定技能の登録支援機関とは
登録支援機関とは、特定技能外国人が日本で安定して働き、生活できるよう支援を行う機関です。
特定技能所属機関（受け入れ企業）から委託を受け、法律で定められた支援業務を実施します。
【登録支援機関の主な役割】
- 生活オリエンテーションの実施
- 日本語学習の支援
- 日常生活や労働に関する相談対応
- 行政手続きに関する補助
- 帰国時の支援
これらの支援を適切に行うため、登録支援機関には登録・報告・届出義務が課されています。
登録支援機関になるための申請手続きと必要書類
登録支援機関として活動を始めるには、所定の期限までに登録申請を行い、必要書類を過不足なく提出することが欠かせません。
登録申請のタイミングと提出先
登録支援機関として活動するには、地方出入国在留管理局へ「登録支援機関登録申請書」を提出する必要があります。
- 新規登録：支援業務開始予定日の2か月前まで
- 登録更新：登録有効期間満了日の2か月前まで
提出方法は郵送または窓口持参です。
登録申請に必要な書類一覧
登録申請時には、以下のような書類を提出します。
- 手数料納付書（新規：84,000円／更新：11,100円）
- 登録支援機関登録申請書
- 登記事項証明書（法人の場合）
- 住民票の写し（個人事業主の場合）
- 定款または寄付行為の写し（法人の場合）
- 役員の住民票の写しまたは誓約書
- 登録支援機関概要書
- 登録支援機関誓約書
- 支援責任者・支援担当者の就任承諾書、誓約書、履歴書
- 支援委託手数料に係る説明書
提出書類は多岐にわたるため、チェックリストを活用し、漏れなく準備することが重要です。
申請時の注意点
書類の記載不備や不足があると、審査に時間がかかる場合があります。
不明点がある場合は、事前に管轄の地方出入国在留管理局へ相談しておくと安心です。
審査を経て「登録支援機関登録通知書」が交付されると、正式に登録支援機関として活動できます。
登録支援機関の登録内容に変更があった場合の届出
登録後、登録事項に変更が生じた場合は、原則14日以内に変更届を提出しなければなりません。
登録事項変更届が必要な主なケース
名称や住所、代表者の変更のほか、支援内容や対応言語、支援対象となる特定技能所属機関に変更が生じた場合には、登録事項変更届の提出が必要です。
- 名称・住所・代表者の変更
- 支援業務を行う事務所所在地の変更
- 支援内容・実施方法の変更
- 対応言語の追加・削除
- 支援対象となる特定技能所属機関の変更
変更内容別の必要書類
変更内容に応じて、登記事項証明書や住民票の写し、登録支援機関概要書などの添付が必要になります。
住所や代表者などの重要事項については、客観的な証明書類の添付が求められる点に注意しましょう。
変更内容は届出書に具体的に記載し、概要書には変更部分のみを反映します。
表にある通り、住所や代表者など重要情報の変更の場合は、登記事項証明書や住民票の写しなどの客観的な証明書類の添付が求められます。変更内容をしっかり確認し、書類の不備がないようにしてください。
参考：登録支援機関による登録事項変更に関する届出 | 出入国在留管理庁
登録支援機関が定期的に提出する「支援実施状況」の届出
登録支援機関は、四半期に1回、「支援実施状況に係る届出書」を提出する義務があります。
届出書には、特定技能外国人本人の基本情報や、特定技能所属機関の情報をはじめ、相談内容とその対応状況、法令違反や問題の発生有無などを記載します。支援の実態が分かるよう、客観的な事実を具体的に記載することが求められます。
届出の頻度と期限
- 対象期間：各四半期
- 提出期限：当該四半期の翌四半期初日から14日以内
届出書に記載する主な内容
- 特定技能外国人の基本情報
- 特定技能所属機関の情報
- 相談内容と対応状況
- 法令違反や問題発生の有無
提出方法
- 例外：書面提出（管轄の地方出入国在留管理官署）
- 原則：出入国在留管理庁電子届出システム
参考：登録支援機関による支援実施状況に係る届出 | 出入国在留管理庁
支援内容ごとに必要となる添付書類
支援実施状況の届出では、実施した支援内容に応じて書類を添付します。
生活オリエンテーションを実施した場合
- 生活オリエンテーション確認書（事務所保管）
相談・苦情対応を行った場合
- 相談記録書
- 労基署・ハローワークへの相談実績がある場合はその内容も記載
定期面談を実施した場合
- 定期面談報告書
- 1号特定技能外国人：四半期に1回以上
- 2号特定技能外国人：半年に1回以上
非自発的離職時の転職支援を行った場合
- 転職支援実施報告書
- 公共職業安定所への相談内容も記録
予定していた支援を実施できなかった場合
- 実施できなかった理由を具体的に記載
- 支援未実施理由書
参考：支援実施状況に係る届出書
登録支援機関の書類管理で押さえておきたいポイント
登録支援機関の業務では、日常的な記録の積み重ねが非常に重要です。
- 支援内容はその都度記録する
- 四半期ごとの届出を見据えて整理する
- 書類様式や保存方法を社内で統一する
こうした管理体制を整えておくことで、届出対応の負担を軽減できます。
まとめ
登録支援機関には、登録時の申請だけでなく、登録後の変更届や定期的な報告など、継続的な手続きへの対応が求められます。これらはいずれも、特定技能外国人が日本で安心して働き、生活できる体制が整っているかを確認するためのものです。
日頃から支援内容を整理・記録しておくことで、届出対応も落ち着いて進めやすくなります。登録支援機関としての役割を理解したうえで、必要な手続きを計画的に進めていきましょう。
なお、登録支援機関になるためには一定の要件を満たす必要があります。詳しくは以下の関連記事をご参照ください。
▶︎ 登録支援機関になるには？登録するための要件について詳しく解説
