【外国人採用】就労ビザ更新に必要な書類や入国管理局での手続方法
近年、日本国内で働く外国人労働者の数が増加の一途をたどっています。少子高齢化に伴う労働力不足を背景に、多くの企業が外国人材の採用に乗り出しているのです。
とはいえ、外国人の採用となると、日本人の採用とは異なる手続きが必要となります。特に、就労ビザ（在留資格）の取得や更新には、書類の準備から入国管理局での手続きまで、一定の時間と労力を要します。
外国人材の採用を検討中の企業担当者の方は、就労ビザについての基礎知識を押さえておくことが大切です。円滑な採用活動のためにも、ビザの申請や更新の流れをしっかりと理解しておきましょう。
日本における外国人の就労ビザの種類や採用時の注意点については、以下の関連記事で詳しく解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。
▶︎ 日本における外国人の就労ビザは何種類？採用時の注意点まで解説
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Contents
就労ビザとは？
近年、日本で働く外国人労働者が増加しています。企業にとって外国人材の採用は重要な選択肢の一つとなっていますが、日本人を雇用する場合と比べ、就労ビザの更新など手続きが複雑になることがあります。
就労ビザとは正式には「在留資格」と呼ばれ、一部の国・地域を除く外国人が日本に在留するために必要な資格です。日本に滞在する外国人は、在留目的と期間を明確にし、許可を得るために在留資格の取得が求められます。
就労ビザは主に仕事や業務のために取得するもので、「医療」「企業内転勤」「経営・管理」など、活動内容によって分類されています。在留資格によって認められる活動範囲が定められているため、外国人材を採用する際は、その人の在留資格が企業での業務内容に適合しているか確認が必要です。
就労ビザの更新が必要な２つのケース
就労ビザには、各資格ごとに定められた在留期間があります（「永住者」を除く）。在留期間を過ぎてもなお日本に滞在する場合は「在留期間の更新」、許可されている活動以外の活動を行う場合は「在留資格の変更」が必要となります。
つまり、就労ビザの更新が必要になるのは次の2つのケースです。
- 現在の在留期間を超えて日本に滞在し、同じ活動を継続する場合
- 現在の在留資格から別の在留資格に変更し、新たな活動を行う場合
外国人材を採用する企業は、その人の在留資格と在留期間を確認し、必要に応じてこれらの手続きをサポートしなければなりません。
就労ビザ更新など必要な手続き・方法
外国人材の採用に際し、状況に応じて就労ビザの更新などの手続きが必要になります。ここからは、日本国内にいる外国人を採用する際に発生する就労ビザ更新などの手続方法を、パターンごとに詳しく説明していきます。
1．「転職者」を「前職と同じ職務」で採用する場合
外国人労働者を前職と同じ職務で採用する際は、「所属機関に関する届出」の提出と、必要に応じて「在留資格（就労ビザ）の更新」を行います。それぞれの手続きについて見ていきましょう。
所属機関に関する届出
外国人が日本国内で転職する場合、転職後14日以内に「所属（活動）機関に関する届出」または「所属（契約）機関に関する届出」を外国人本人が提出しなければなりません。届出の種類は在留資格によって異なります。
申請はオンライン手続き、窓口、郵送のいずれかの方法で行えます。オンラインでの申請には「出入国在留管理庁電子届出システム」への登録が必要ですが、24時間365日申請可能です。届出の手続き中でも、転職先での勤務を開始することができるのは助かりますね。
在留資格（就労ビザ）の更新
転職者の在留期間満了日が近い場合は、就労ビザの更新手続きが必要です。更新の申請はおおむね在留期間満了の3ヶ月前から可能です。必要書類と申請先を確認しておきましょう。
必要な書類
- 申請書（在留資格により様式が異なる）
- 申請者本人の顔写真（3ヵ月以内に撮影されたもの・裏面に氏名を記入）
- 日本での活動内容に応じた資料
（源泉徴収票などの法定調書合計表・住民税の課税証明書など、在留資格によって異なる） - 在留カード
- 資格外活動許可書（交付を受けている方のみ）
- 旅券（パスポート）または在留資格証明書
代理人・取次者が申請する場合は、上記以外の書類も必要となります。
申請先
就労ビザの更新申請は、居住地の最寄りの地方出入国在留管理官署で行います。申請書は出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロードできます。
みなさんのような企業担当者が申請をサポートする場合は、必要書類を漏れなく準備し、余裕を持って申請することをおすすめします。
参考：在留期間更新許可申請
2．「転職者」を「前職と職務が変わる」状態で採用する場合
前職から職務内容が変更になる転職者を採用する際は、前述の「所属機関に関する届出」と「在留資格（就労ビザ）の更新」に加え、新しい職務が現在の在留資格の活動範囲内であるかどうかの確認が必要です。
在留資格の活動範囲は、出入国在留管理庁の在留資格一覧表で確認できます。判断に迷う場合は、同庁に問い合わせるとよいでしょう。
新しい職務が在留資格の活動範囲内であれば、追加の手続きは不要です。一方、活動範囲外である場合は「在留資格の変更」が必要となります。在留資格の変更手続きについて詳しく見ていきましょう。
在留資格（就労ビザ）の変更
在留資格の変更に必要な情報は以下の通りです。
必要な書類
- 申請書（在留資格により様式が異なる）
- 申請者本人の顔写真（3ヵ月以内に撮影されたもの・裏面に氏名を記入）
- 日本での活動内容に応じた資料
（源泉徴収票などの法定調書合計表・住民税の課税証明書など、在留資格によって異なる） - 在留カード
- 資格外活動許可書（交付を受けている方のみ）
- 旅券（パスポート）または在留資格証明書
代理人・取次者が申請する場合は、これら以外の書類も必要です。
申請先
在留資格の変更申請も、就労ビザの更新と同様に、居住地の最寄りの地方出入国在留管理官署で行います。
以上の手続きを、採用予定の外国人の方とよく相談しながら進めていくことが大切ですね。在留資格や必要書類について不明な点があれば、出入国在留管理庁に問い合わせるなどして、スムーズに手続きを進めましょう。
「就労資格証明書」発行のすすめ
ここで、就労ビザの更新や変更の際に役立つ「就労資格証明書」について説明します。
就労資格証明書とは、外国人の在留資格とその活動内容について、法務大臣が証明する文書のことです。
この証明書を取得することで、採用した外国人の在留資格が企業での就労に適合しているかどうかを確認でき、労働者・雇用者双方が安心して働くことができます。また、不法就労でないことの証明にもなるので、トラブル防止につながります。
就労資格証明書に関する詳しい情報は、以下の関連記事もぜひご覧ください。
▶︎ 就労資格証明書とは？外国人採用に役立つ基礎知識
就労資格証明書の主なメリットは次の2点です。
次回の就労ビザ更新がスムーズになる
就労資格証明書を取得しておくと、次回の就労ビザの更新手続きを簡易的かつスムーズに進められます。
就労資格証明書は、外国人労働者の活動内容が在留資格に適したものであるという確証になります。あらかじめこの証明書を取得していれば、就労ビザの更新申請時に企業や労働者の負担が軽減されるでしょう。
就労先企業の審査が省略される
通常、就労ビザの更新には、外国人労働者の活動内容だけでなく、就労先企業に対する審査も行われます。
更新申請から許可までの標準処理期間は1～3ヵ月とされていますが、就労資格証明書を取得済みであれば、就労先企業の審査が省略されるため、処理期間の短縮が期待できます。
ただし、就労資格証明書は就労ビザの更新を100%保証するものではないことに注意が必要です。
在留期間が3ヶ月未満の場合は更新時に申請を
就労資格証明書の発行は任意であり、申請から交付まである程度の時間がかかります。
そのため、在留期間が3ヶ月未満となった外国人労働者については、就労ビザの更新申請と同時に就労資格証明書の交付申請を行うことをおすすめします。
採用後すぐに就労資格証明書の取得を検討するのも良いでしょう。手続きの詳細は以下のURLを参照してください。
- 法務省：就労資格証明書交付申請
就労ビザの更新や変更の際は、就労資格証明書の取得を視野に入れておくと、外国人の方も企業の方も安心ですね。
まとめ
外国人材の採用に際しては、在留資格と在留期間の確認が不可欠です。そのうえで、必要な手続きを漏れなく、余裕を持って進めていきましょう。
在留期間満了まで3ヶ月を切っているような場合は、就労ビザの更新申請を早めに行うことをおすすめします。同時に就労資格証明書の交付申請をしておけば、次回の更新もよりスムーズになります。
就労ビザの取得・更新などの手続きは複雑で時間がかかるものですが、外国人の方とよくコミュニケーションをとり、出入国在留管理庁にも相談しながら一つ一つ確実に進めていけば、きっと円滑に進められるはずです。申請の代行サービスを利用するのも一つの選択肢ですね。
これからますます増えていくであろう外国人材の採用。ぜひ、就労ビザの更新についての知識を深め、適切な手続きを行ってください。魅力的な人材の確保と、円滑な就労の実現につながります。
