在職証明書を英語で作成する方法｜ビザ申請対応のフォーマットと法務省の要件を解説

外国人材の採用が当たり前になった今、人事・総務の現場で「在職証明書を英語で出してほしい」という依頼が増えています。在留資格（ビザ）の申請・更新、海外赴任、留学先や母国への提出など、英語版の在職証明書（Certificate of Employment）が必要になる場面は多岐にわたります。しかし日本語の様式とは記載項目や表現が異なり、誤った内容で発行すると審査の遅延や再提出、ひいては配属・稼働開始の遅れにつながりかねません。

本記事では、法務省・出入国在留管理庁などの一次情報をふまえながら、英語の在職証明書を作成する際の記載項目、フォーマット、テンプレート活用のコツ、そして実務経験を証明する場合の要件や現場リスクまでを整理します。社内の上長・法務・コンプライアンス部門への説明にも耐える、正確で最新の内容を目指しました。

在職証明書を英語で用意するのはどんな場面か

在職証明書とは、ある人物が自社に在職している（または過去に在職していた）ことを企業が証明する書類です。在籍証明書・就業証明書・勤務証明書・雇用証明書などとも呼ばれ、いずれも証明する内容はほぼ同じものを指します。英語では一般に「Certificate of Employment」または「Employment Verification Letter」と表記され、日本語版と区別して扱われます。

重要なのは、在職証明書には法律で定められた統一フォーマットが存在しないという点です。在職証明書には法律で定められた統一のフォーマットは存在せず、企業によって発行する様式が異なる場合があります。そのため、提出先が求める項目を満たしているかどうかが実務上の最大のポイントになります。

英語版が必要になる典型的な場面は、大きく「外国人材のビザ関連」と「海外提出」の2つに分かれます。それぞれ目的が異なるため、誰の・何のための証明なのかを最初に確認することが、手戻りを防ぐ第一歩です。以下で代表的なケースを見ていきます。

外国人材のビザ（在留資格）申請・更新で必要になるケース

自社で雇用する外国人従業員が在留資格に関する手続きを行う際、勤務先である企業に英語または日本語の在職証明書を求められることがあります。外国人が就労に関する在留期間更新許可（就労ビザ更新）や配偶者ビザの申請を行う際、出入国在留管理局から雇用されていることの証明として在職証明書の提出を求められます。日本国内の手続きであれば日本語の在職証明書で足りるケースが多いものの、本人が日本語を読めない場合や、転職時に前職での実務経験を立証する場合などには、英語併記や英語版が役立ちます。

特に注意したいのが、転職してきた外国人材の前職での職務内容・在籍期間を証明する用途です。在留資格の審査では「これまでどんな業務に、どれだけの期間従事してきたか」が問われるため、前職企業が発行する在職証明書が学歴・職歴を裏づける重要書類になります。自社が発行する側になる場合も、退職者から後日「英語の在職証明書がほしい」と依頼される可能性を想定しておくと、対応がスムーズです。提出先（出入国在留管理庁、行政書士、本人）によって必要な項目が変わるため、依頼を受けた時点で用途を確認しましょう。

日本人の海外赴任・留学など海外提出で必要になるケース

英語版の在職証明書は、外国人材だけでなく日本人従業員のためにも必要になります。日本人が海外のビザを申請する場合や、海外の学校へ留学する際にも「Certificate of Employment（英文の在職証明書）」として提出を求められるケースがあります。海外赴任に伴う就労ビザの取得、配偶者のビザ申請、MBAなどへの留学出願、海外での賃貸契約やローン審査など、収入や雇用の安定性を示す書類として活用される場面は意外と広いものです。

この場合の提出先は外国の政府機関・教育機関・金融機関であり、日本語の書類は通用しません。英語で正確に、かつ提出先が理解できる平易な表現で作成する必要があります。また、国や機関によっては翻訳の認証（公証）や、後述するアポスティーユといった追加の証明手続きを求められることもあります。

海外提出用は国内向けよりも形式要件が厳格になりやすいため、本人が提出先の要求事項を事前に確認し、それを人事・総務に共有してもらう流れを作っておくと、二度手間を避けられます。発行を急がされるケースも多いので、依頼受付から発行までの社内フローを整えておくと安心です。

英語版在職証明書（Certificate of Employment）の記載項目とフォーマット

英語版を作成する際は、日本語の在職証明書をそのまま直訳するのではなく、英文ビジネスレターの形式に沿って構成するのが基本です。米国で就労ビザを申請する個人は、雇用主になる企業が発行する雇用証明書を提出しなければならない場合があり、これは正式な雇用のオファーを受けていることの証明となります。つまり英語版は単なる在籍の証明にとどまらず、雇用の実在性を対外的に示す公式文書として扱われます。

レイアウトの基本は、用紙の右上または上部に企業情報、中央にタイトルを置く構成です。企業の情報は用紙の右上、タイトルは中央に「Certificate of Employment」と記載し、従業員の氏名や住所などはタイトルの下に配置します。提出先からフォーマットの指定がある場合は必ずそれに従い、指定がない場合は自社の様式で問題ありません。以下、具体的な項目と表現を整理します。

必ず入れる基本項目と英語表記

英語版の在職証明書に最低限盛り込むべき項目と、その英語表記を表に整理します。下表はあくまで標準的な構成であり、提出先の要求に応じて項目を追加・削除して調整してください。

特に重要なのが氏名の表記です。氏名はパスポートに記載されている通りに記載することが重要で、従業員の氏名・役職・雇用期間などの情報は正確に記載する必要があります。日本語の通称やローマ字の揺れがあると、本人確認ができず審査が止まる原因になります。日付も「April 1, 2024」のように月名を英語で書くと、国による日付表記の誤読（日と月の取り違え）を防げます。半角の数字とアルファベットで統一し、誤字脱字がないか発行前に必ず複数人で確認しましょう。

雇用形態・職務内容・給与の英語での書き方

基本項目に加えて、提出先によっては雇用形態・職務内容・給与の記載を求められます。雇用形態は「full-time（正社員・フルタイム）」「part-time（パートタイム）」「contract（契約）」のように区別します。雇用開始日はsinceで表し、現在まで続く場合は現在完了形（has been employed）を使うと自然で、期間に終了がある場合は「from April 1, 2020 to March 31, 2023」のように表記します。在職中か退職済かで時制が変わる点は、英文ならではの注意点です。

職務内容（job description / duties）は、ビザ審査では特に重視されます。在留資格の審査では、本人の学歴や経歴と、従事する業務内容との関連性が見られるためです。曖昧な肩書きだけでなく、具体的にどんな業務を担当しているかを簡潔な英語で添えると説得力が増します。

給与（salary / annual income）については、提出目的によって記載要否が分かれます。ローンや賃貸、海外留学の審査では収入証明として求められる一方、国内のビザ手続きでは別途課税証明書などで確認されることも多いため、不要なら無理に記載しなくても構いません。記載する場合は通貨単位（JPY など）を明示し、月額か年額かを誤解のないよう書き分けます。

署名・押印・レターヘッドなど信頼性を高める要素

英語版の在職証明書は、内容の正確さだけでなく「本物であること」を示す体裁も重要です。最後に担当者のサインを直筆で入れ、企業の印鑑を押印すれば完成です。英語圏の文書文化では署名（signature）が最も重視されますが、日本企業が発行する書類では社印の押印も信頼性を補強する要素として有効です。

署名者は人事部の担当者、部門マネージャー、または代表者など、企業を代表して証明できる権限を持つ人物が望ましいでしょう。通常は権限を持った雇用主の担当者が雇用証明書に署名し、多くの場合は人事部の担当者、部門のマネジャー、あるいは企業のオーナーが署名します。

加えて、会社のレターヘッド（社名・ロゴ・住所・連絡先が印刷された専用便箋）を使うと、公式文書としての体裁が整います。雇用証明書は一般的に公式レターヘッドや用紙に印刷されます。署名欄には署名者の氏名・役職・会社名・電話番号・メールアドレスを併記し、提出先が必要に応じて事実確認の問い合わせをできるようにしておくと、より信頼性が高まります。

連絡先を明記しておくことは、海外の審査機関が真偽を確認する際の窓口にもなり、結果的に審査のスムーズな通過につながります。こうした「正確性」「体裁」「連絡可能性」の3点を押さえることが、安心して通用する英語版在職証明書の条件です。

ビザ申請で重視される実務経験の証明と法務省の要件

在職証明書が在留資格の審査で大きな意味を持つのは、「実務経験の証明書類」として機能するためです。就労系の在留資格、なかでも代表的な「技術・人文知識・国際業務」（いわゆる技人国）では、学歴または実務経験のいずれかで要件を満たす必要があり、在職証明書が後者の立証に直結します。法務省入国管理局のガイドラインでも、在職証明書等で、関連する業務に従事した期間を証明する文書が必要書類として挙げられています。

さらに最新の運用変更にも注意が必要です。出入国在留管理庁は、令和8年4月15日以降の申請から、カテゴリー3または4に該当する場合、所属機関の代表者に関する申告書などの添付書類を追加で提出する必要があると案内しています。要件は年度ごとに見直されるため、申請前に出入国在留管理庁の公式ページで最新情報を確認する習慣が欠かせません。

技術・人文知識・国際業務で求められる実務経験

技人国の在留資格は、業務の性質によって満たすべき実務経験の年数が異なります。学歴要件を満たせない場合に、職歴で代替できるかどうかの判断材料になるのが在職証明書です。具体的な年数の目安を整理します。

• 技術・人文知識の分野: 関連業務について原則10年以上の実務経験
• 国際業務（翻訳・通訳・語学指導以外）: 関連業務について3年以上の実務経験

外国の文化に基盤を有する思考や感受性を必要とする業務（国際業務）に従事する場合は、関連する業務について3年以上の実務経験を証明する文書が必要です（大学を卒業した人が翻訳・通訳・語学指導に従事する場合を除く）。一方で、技術・人文知識の業務では、当該知識に関連する科目を専攻して大学を卒業したこと、または10年以上の実務経験を有することなどが求められます。

ここで重要なのは、年数を満たすだけでなく、過去の業務内容が申請する業務と関連していなければ実務経験と認められない点です。在職証明書には在籍期間だけでなく、従事した業務内容を具体的に記載してもらうことで、関連性を立証しやすくなります。実務経験での申請は学歴での申請よりハードルが高いため、補足説明資料を添えるなどの工夫も有効です。

退職後の発行拒否・経歴詐称リスクへの備え

実務経験での在留資格取得には、書類の信頼性に関わる固有のリスクがあります。在職していた経歴を偽造するケースが多かったため、実務経験を証明して在留資格を取得する方法は、学歴を証明する方法よりも難しくなっています。審査側は経歴詐称に対して厳しい目を向けており、在職証明書の内容と他の書類との整合性が細かく確認されます。記載した期間・業務内容に矛盾があると、審査の長期化や不許可につながりかねません。

さらに実務上の落とし穴として、退職後の発行拒否があります。退職してから年数が経つと、会社によっては在職証明書の発行を拒否されることもあるため、実務経験での取得を考えている人は注意が必要です。前職が廃業していたり、担当者が代わって記録が残っていなかったりすると、必要な証明が取れずに手続きが頓挫します。

採用する企業側としては、内定者や入社予定者に対し、前職の在職証明書を早めに取得しておくよう促すことがリスク回避につながります。自社が発行する立場の場合も、在職記録を適切に保管し、退職者からの依頼に応じられる体制を整えておくことが、後々のトラブル防止になります。

英語在職証明書のテンプレート活用と作成時の注意点

英語版を一から自作するのは手間がかかるため、テンプレートの活用が現実的です。市販・無料のテンプレートには、日本語のみ・英語のみ・日英併記の3タイプがあり、用途に応じて選びます。就労ビザ申請では、外国人労働者が日本で申請する際に在職証明書の提出を求められることがあり、本人が日本語を理解できないケースも少なくないため、日本語と英語を併記したフォーマットで作成すると安心です。

テンプレートを使えば記載漏れを防ぎやすく、担当者が代わっても品質を一定に保てます。ただし、テンプレートはあくまで土台であり、提出先の要求項目に合わせたカスタマイズが前提です。指定様式がある場合は必ずそれを優先し、自社様式を使うのは指定がないときに限る、という原則を徹底しましょう。以下では併記の判断基準と、海外提出時に発生しうる追加手続きを解説します。

日本語・英語併記か英語単独かの判断

どの形式を選ぶかは、提出先と目的で決まります。判断の目安を整理します。

• 国内のビザ手続き（本人が日本語を読めない）: 日英併記が安心
• 海外の政府機関・教育機関へ提出: 英語単独が基本
• 社内記録や本人の控えも兼ねる: 日英併記が便利
• 提出先から様式指定あり: 指定様式を最優先

日英併記タイプは、本人・行政書士・審査担当のいずれもが内容を確認できるため、国内手続きでは特に重宝します。一方、海外提出では日本語が混在するとかえって読みにくく、英語単独のほうが好まれることが多いものです。在籍証明書は提出先によっては英語で作成する必要があり、海外留学やビザの申請に使用する場合、海外からの従業員が自国へ提出する場合などが該当します。

迷ったときは、本人を通じて提出先に「日英併記でよいか、英語のみが必要か」を確認してもらうのが確実です。書式が決まっていない場合でも、社内で標準テンプレートを1つ定めておくと、依頼のたびに迷わず対応でき、発行スピードも安定します。

翻訳・公証・アポスティーユが必要なケース

海外提出の場合、英語で作成しただけでは不十分なことがあります。提出先の国や機関によっては、書類が公的に有効であることを示す追加の認証手続きを求められるためです。代表的なものを整理します。

• 翻訳証明: 翻訳が正確であることを翻訳者や機関が証明する手続き
• 公証（Notarization）: 公証人が署名や文書の真正性を証明する手続き
• アポスティーユ（Apostille）: 外務省が付与する、外国向けの公的証明（ハーグ条約加盟国向け）
• 領事認証: ハーグ条約非加盟国向けに、提出先国の在日大使館・領事館が行う認証

これらが必要かどうかは提出先の規定によるため、本人に事前確認してもらうことが不可欠です。認証手続きには日数がかかり、特にアポスティーユや領事認証は申請から取得まで時間を要します。発行する企業側は、証明書本体の作成だけで終わらず、こうした後工程のスケジュールも見込んで早めに動く必要があります。

認証手続きの存在を知らずに直前に依頼を受けると、提出期限に間に合わないという事態になりかねません。海外提出が絡む依頼では、用途と提出先の国名を最初にヒアリングしておくことが、トラブル回避の鍵になります。

発行・運用で企業がつまずく点と現場への影響

在職証明書の英語版は、書類そのものの正確さに加えて、発行・運用フローの設計が現場に直結します。発行が遅れれば在留資格の申請も遅れ、結果として外国人材の配属や稼働開始がずれ込みます。採用計画やプロジェクトの体制に影響するため、人事・総務だけでなく現場マネージャーや経営層にも関わる経営課題といえます。

また、外国人雇用には在留資格の確認義務が伴い、対応を誤ると企業側が法的責任を問われるリスクもあります。偽造した在留カードで雇用をした場合、不法就労助長罪で企業が罰せられる可能性があり、出入国在留管理庁では在留カードの真偽を確認できる読取アプリの無料配布を行っています。書類対応とコンプライアンス確認はセットで考えるべき領域です。ここでは、現場への影響を軸に注意点を整理します。

発行リードタイムと配属・稼働開始への影響

在職証明書の発行は、依頼を受けてから即日対応できるとは限りません。記載内容の確認、署名権限者の押印・署名、必要に応じた翻訳や認証など、複数の工程を経るためです。特にビザ申請に使う場合、書類の不備による再発行は審査の遅延に直結します。

就労資格証明書はその交付まで申請から1〜3カ月かかることがあり、在留資格更新が間近の場合は間に合わない可能性があります。在職証明書はこれより短期間で発行できることが多いものの、関連する手続き全体で見ると、想定以上に時間を要するのが実情です。

現場への影響を最小化するには、逆算でスケジュールを組むことが重要です。たとえば外国人材の入社日や在留期間の満了日から逆算し、いつまでに在職証明書を発行する必要があるかを明確にしておきます。

依頼を受ける窓口と承認フローを社内で標準化し、テンプレートを常備しておけば、急な依頼にも対応しやすくなります。発行の遅れが配属や稼働開始の遅れ、ひいては事業計画の見直しにまで波及することを念頭に、書類対応を後回しにしない体制づくりが求められます。

コンプライアンス・不法就労リスクと外部サービスの活用

外国人材の在留資格手続きは、書類の正確性とコンプライアンスの両面で専門性が求められます。在留資格の種類ごとに必要書類や要件が異なり、運用ルールも随時改定されるため、社内のリソースだけで完璧に対応し続けるのは負担が大きいのが現実です。

転職してきた外国人材については、在留資格変更の要否を明確にするために「就労資格証明書」の取得が推奨され、これがあると在留期間更新の審査がスムーズになります。こうした周辺手続きまで含めて適切に対応することが、不法就労リスクを避け、安心して人材を受け入れる前提になります。

よくある質問

在職証明書を英語で作成・発行する際に、現場で繰り返し寄せられる疑問をまとめました。

Q1. 在職証明書は日本語と英語の両方が必要ですか。 提出先によって異なります。外資系企業や海外の役所・金融機関には英文が必須で、日本国内の手続きなら日本語で足りる場合が多いものの、両方を求められるケースもあります。依頼を受けた段階で提出先と用途を確認し、必要な形式を見極めるのが確実です。

Q2. 英語版に決まったフォーマットはありますか。 法律上の統一様式はありません。提出先の指定がある場合はそれに従い、ない場合は「Certificate of Employment」をタイトルに据えた英文ビジネスレター形式で作成します。会社情報・本人情報・雇用期間・署名を備えていれば、自社様式でも問題ありません。

Q3. 署名と社印はどちらも必要ですか。 英語圏では署名が最も重視されますが、日本企業が発行する書類では社印の押印が信頼性を補強します。両方を備えておくと、国内外いずれの提出先にも対応しやすくなります。署名者は企業を代表して証明できる権限を持つ人物が望ましいです。

Q4. 退職した社員から英語の在職証明書を求められたら発行すべきですか。 在職記録が残っていれば、過去の在職事実を証明する書類として発行できます。退職後年数が経つと記録の確認が難しくなるため、依頼を受けたら早めに対応しましょう。本人が在留資格や海外手続きで必要としているケースが多いため、可能な範囲で協力するのが望ましい対応です。

Q5. 海外に提出する場合、英語で作成すれば十分ですか。 提出先の国や機関によっては、公証やアポスティーユ、領事認証などの追加手続きが必要です。これらは取得に日数がかかるため、本人を通じて提出先の要求事項を早めに確認し、後工程まで見込んでスケジュールを組むことが大切です。

Q6. 在留資格の要件や必要書類は変わることがありますか。 あります。出入国在留管理庁は、令和8年4月15日以降の申請からカテゴリー3または4で追加書類の提出を求めるなど、運用を随時見直しています。申請前には必ず出入国在留管理庁の公式ページで最新の要件を確認してください。