在留カードの発行手続きとは？更新・変更・紛失時の対応まで企業向けに解説

日本に3か月以上在留する外国人が所持する「在留カード」は、発行や更新、変更など、さまざまな申請手続きが必要となります。外国人を雇用する企業では、在留カードに関する質問を受ける場面も多く、基本的な知識を押さえておくことが大切です。

本記事では、在留カードの発行手続きを中心に、更新・変更・紛失時の対応までを解説します。外国人採用に携わる企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

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在留カードとは？記載事項と携帯義務

在留カード（レジデンスカード）とは、出入国在留管理庁が外国人に発行する、在留資格や在留期間を証明するカードです。日本に3か月を超えて在留する外国人は、原則として在留カードの所持が義務付けられています。

また、在留カードは常に携帯する必要があり、警察などから提示を求められた場合は応じなければなりません。

【在留カード表面の記載事項】

表面には、次のような情報が記載されています。

• 在留カード番号
• 氏名
• 生年月日
• 性別
• 国籍・地域
• 在留資格
• 就労制限の有無
• 在留期間

企業が特に確認すべきなのは、「在留資格」「就労制限の有無」「在留期間」です。不法就労を防ぐためにも、雇用前・雇用中の定期的な確認が欠かせません。

なお、就労制限の有無が「就労不可」となっている場合でも、留学生などは「資格外活動許可」を取得していれば就労できるケースがあります。その際は、裏面の記載内容も必ず確認しましょう。

【在留カード裏面の記載事項】

裏面には、主に次の項目が記載されます。

1. 住居地記載欄
   • 引っ越しなどで住所が変わった場合、届出日と新住所が記載されます。
2. 資格外活動許可欄
   • 資格外活動許可がある場合、許可内容が記載されます。
3. 在留期間更新・変更申請中の記載欄
   • 在留期間更新許可申請や在留資格変更許可申請の申請中であることが記載されます。

在留カードの裏面には、就労可否や手続きの進捗に関わる情報が記載されています。企業側としては、表面の情報だけで判断せず、裏面の記載内容まで含めて確認することが大切です。

【場面別】在留カードに関わる申請手続きをチェック！

在留カードに関する申請手続きは、状況によって異なります。ここでは、発行・更新・変更・紛失など、代表的な場面ごとに必要な手続きを紹介します。

（１）在留カードを発行する際の手続き

在留カードの発行は、「在留資格認定証明書交付申請」から始まります。この申請は日本国内で行う必要があるため、受け入れ企業が手続きを担うケースが一般的です。

「在留資格認定証明書交付申請」の手続きを行い、出入国在留管理庁の審査を通過すれば「在留資格認定証明書」が交付されます。日本で活動を予定している外国人は「在留資格認定証明書」を現地（海外）の在外公館（日本大使館・領事館）で提示し、査証（ビザ）発給の申請続きをしてから日本へ入国します。

在留カード発行までの流れ

1. 受け入れ企業が日本国内で「在留資格認定証明書交付申請」を行う
2. 出入国在留管理庁の審査を経て「在留資格認定証明書」が交付される
3. 海外にいる外国人本人へ証明書を送付
4. 在外公館（日本大使館・領事館）で査証（ビザ）を申請
5. 査証発給後、日本へ入国

在留カードは来日した際、空港での上陸許可時に交付されるか、入国後に外国人本人が市区町村へ届け出た住所に郵送されます。なお、空港で交付されるのは、羽田・成田・関西・中部・新千歳・広島・福岡の7空港のみです。

（２）在留期間更新時の手続き

在留期間には有効期限があるため、引き続き日本で活動する場合は「在留期間更新許可申請」が必要です。申請は、在留期間満了日の3か月前から行うことができます。

申請は原則として外国人本人が行いますが、在留資格によっては、企業の人事担当者などが代理で手続きを行うことも可能です。更新が許可されると、新しい在留カードが交付されます。

（３）在留資格変更時の手続き

活動内容が変わる場合は、「在留資格変更許可申請」を行う必要があります。たとえば、留学生が卒業後に日本企業へ就職する場合は、「留学」から就労可能な在留資格への変更が必要です。

代表的な就労ビザとしては「技術・人文知識・国際業務」があり、許可されると在留カードの記載内容も変更されます。

在留資格変更の手続きや必要書類、審査期間については、以下の記事で詳しく解説しています。具体的なケースを想定して確認したい場合は、あわせて参考にしてください。
▶︎ 在留資格変更の申請手続きとは？必要書類・流れ・審査期間を企業向けに解説
▶︎ 【最新版】留学ビザから就労ビザへの変更！必要な書類とその流れとは？

（４）資格外活動許可の手続き

資格外活動許可とは、在留資格で認められていない活動で報酬を得る場合に必要な許可です。留学生がアルバイトをする場合などが該当し、許可を受けることで原則週28時間以内の就労が可能になります。

許可が下りると、その内容は在留カード裏面に記載されます。

資格外活動許可については、以下の記事で詳しく解説しています。
▶︎ 外国人労働者の資格外活動許可とは？申請書や申請方法、必要書類も

（５）住所変更時の手続き

引っ越しなどで住所が変わった場合は、14日以内に市区町村窓口へ届出を行う必要があります。届出が完了すると、在留カード裏面の「住居地記載欄」に新しい住所が追記されます。

（６）在留カード紛失時の手続き

在留カードを紛失・盗難・滅失した場合は、事実を知った日から14日以内に再交付申請を行わなければなりません。

再交付申請では、所持を失ったことを証明する下記いずれかの資料の提出が義務付けられています。資料がなければ、別途「理由書」に資料がない理由と紛失状況を書いて提出しなければなりません。

• 遺失物届受理証
• 盗難届出証明書
• り災証明書

まとめ

在留カードの発行手続きをはじめ、更新や変更、紛失時の対応は、外国人を雇用する企業にとって重要な実務知識です。特に海外から外国人を受け入れる場合は、企業側が主導して手続きを行う場面も少なくありません。

在留カードに関する正しい知識を押さえておくことで、外国人従業員の不安軽減や、適正な雇用管理につながります。外国人採用を円滑に進めるためにも、ぜひ本記事の内容を実務に役立ててください。