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外国人労働者の募集~採用に必要な準備と手続きを詳しく解説

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採用した2人の外国人女性が微笑んでいる

近年、日本では外国人労働者の受け入れが盛んになってきています。特に人手不足が深刻な分野では、外国人の採用に積極的に取り組む企業が増えてきました。しかし、実際に外国人を採用しようとすると、どのような準備が必要になるのでしょうか。募集から採用、入社までには、日本人の採用とは異なる様々な手続きが必要です。

ここでは、既に日本国内に在留する外国人を採用する場合と、海外から外国人を呼び寄せて採用する場合に分けて、それぞれの手続きについて詳しく解説していきます。採用担当者の方はもちろん、外国人の採用を検討している経営者の方にも、ぜひ参考にしていただければと思います。

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既に日本国内に在留する外国人を採用する場合の手続き

既に日本国内で暮らしている外国人を採用するのか、海外に住んでいる外国人を呼び寄せるのかで、採用に必要な手続きに違いがあります。まずは、すでに日本国内で暮らしている外国人の採用についてみていきます。

日本国内で暮らしている外国人を採用する場合、まず確認すべきは在留資格です。在留資格とは、外国人が日本に滞在しながら行える活動の内容と期間を定めたものです。採用する外国人の在留資格が、募集職種での就労を認めたものでなければなりません。

在留資格の種類によって、就労可能な職種や業務内容が異なります。採用プロセスを円滑に進めるためには、募集職種に適した在留資格について理解しておくことが重要です。以下では、代表的な在留資格の特徴を詳しく解説していきます。

募集前:募集職種に対応する在留資格の確認

外国人の採用における大原則は、「適切な在留資格(いわゆる就労ビザ)を持つ外国人でなければ、雇用することができない」ということです。自社の業種や募集職種によって、就労が許可される在留資格が異なりますので、募集前に確認が必要不可欠です。

自社の業種や募集職種によって、就労が許可される在留資格が異なりますので、確認が必要です。在留資格の詳細は以下の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
▶︎ 外国人の方が日本で働くために必要なこと

在留資格「技術・人文知識・国際業務」

オフィスワーカーの就労時に申請される在留資格としては「技術・人文知識・国際業務」が最も多くなっています。具体的には、以下のような職種が該当します。

  • システムエンジニア
  • 通訳・翻訳
  • 英会話学校などの語学教師
  • 企画・経理などの事務職
  • 営業

これらの職種での採用の場合は、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格が必要になります。この在留資格は、技術・知識が必要な専門性のある業務を行うためのものですので、単純作業のような業務を行うことは認められていません。また、外国人を雇用する合理的な理由も求められます。

参考:在留資格「技術・人文知識・国際業務」 | 出入国在留管理庁

在留資格「特定技能」

2019年4月より、特に人手不足が深刻な12分野(特定産業分野)では、「特定技能」ビザでの就労が可能になっています。「特定技能」ビザは、人手不足解消を目的に新設されたもので、「技術・人文知識・国際業務」ビザと異なり、単純労働とみなされる業務を任せることも可能です。

特定産業分野12分野は以下の通りです。

  1. 介護業
  2. ビルクリーニング業
  3. 素形材産業
  4. 産業機械製造業
  5. 電気・電子情報関連産業
  6. 建設業
  7. 造船・舶用工業
  8. 自動車整備業
  9. 航空業
  10. 宿泊業
  11. 農業
  12. 漁業
  13. 飲食料品製造業
  14. 外食業

参考:在留資格「特定技能」 | 出入国在留管理庁

在留資格「留学生」のアルバイト

正社員ではなく、留学生をアルバイトとして採用する場合は、「資格外活動」の許可が必要になります。選考の前後で、既に「資格外活動の許可」を得ているかどうか、候補者の「在留カード」を確認しましょう。

資格外活動許可については、以下の記事をご覧ください。
▶︎ 外国人労働者の資格外活動許可とは?申請書や申請方法、必要書類も

選考:在留カードで在留資格を確認

選考の前後で、候補者の「在留カード」を確認し、在留資格が適切かどうかを確認しましょう。在留カードには、氏名、生年月日、性別、国籍・地域、住居地に加えて、在留資格や在留期間、就労の可否などが記載されています。

在留カードについての詳しい情報は、以下の記事でも解説しています。
▶︎ 在留カードとは?取得方法や記載事項、携帯義務、紛失時の再発行も

在留資格と合わせて、在留期間の満了日を過ぎていないかのチェックも必要です。また、在留資格が適切でない場合は、雇用にあたって在留資格の変更手続きが必要になります。

転職前と同じ職務の場合

外国人労働者が転職によって勤務先が変わる場合、現在の在留資格内で就労が可能かどうかを確認するために、入国管理局で発行する「就労資格証明書」を取得しておくことが推奨されます。この証明書の発行自体は法制上必須の手続きではありませんが、在留資格の更新時に就労不許可になるリスクを防ぐメリットがあります。

就労資格証明書については、以下の記事を参考にしてください。
▶︎ 就労資格証明書とは?就労資格証明書交付申請に必要な書類と注意点

転職前と異なる職務の場合

募集職種が、転職前と異なる職務内容になる場合は、在留資格の変更許可が必要になります。候補者本人と企業のそれぞれに対して審査が行われ、以下のような書類の提出が求められます。

<候補者側>

  • 外国人本人の証明写真
  • 在留カードの写し
  • パスポートの写し
  • 前職の退職証明書・源泉徴収票の写し
  • 本人の履歴書の写し
  • 在留資格変更許可申請書

<企業側>

  • 会社案内など
  • 会社の登記事項証明書の写し
  • 直近年度の貸借対照表、損益計算書の写し
  • 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表
  • 会社の定款の写し
  • 採用理由書
  • 雇用契約書

採用・雇用:外国人雇用状況の届出

採用・入社が決定した場合は、「外国人雇用状況の届出」を行う必要があります。これは、外国人社員の入社(および退職などの)状況を、管轄の職業安定所へ届け出ることが義務付けられているものです。また、日本人の採用時と同様、雇用保険の手続き等も行います。

雇用保険の手続きや注意点に関しては、以下の記事をご覧ください。
外国人の雇用保険手続きはどうする?外国人雇用状況届出書が必要なケースも
外国人採用の注意点、忘れてはいけない雇用保険の加入について

なお、特定技能外国人の採用にあたっては、このほかにも企業側に以下のような義務が課せられています。

  • 外国人の生活のサポートを登録支援機関に委託すること
  • 各分野で主催される協議会への加入・協力をすること

海外に在留する外国人を採用する場合の手続き

海外に住んでいる外国人を呼び寄せて採用する場合は、適切な在留資格(就労ビザ)の取得が必要です。在留資格の取得申請は以下のような手順で行います。

  1. 企業側で「在留資格認定証明書」を入国管理局に申請
  2. 証明書発行後に、本人に送付
  3. 本人が現地の日本大使館に証明書を提出
  4. 就労ビザ発行後に来日、入社手続き

手続きの内容や申請時の必要書類は、既に日本で働いている外国人の採用時と大きな違いはありませんが、新規のビザ発行にあたり海外への証明書の送付も必要になるため、手続きにかかる期間が長くなる傾向があります。余裕を持ったスケジュール設定が重要です。

まとめ

外国人の採用にあたっては、募集から入社までに多くの手続きが必要になります。在留資格の確認や変更、雇用状況の届出など、日本人の採用とは異なる部分も多いため、十分な準備と対応が求められます。

必要に応じて、所轄の出入国在留管理局や、入国管理業務を取り扱っている行政書士に相談するなどして、遅延や不備なく確実に手続きを進めていきましょう。外国人の採用は企業にとって大きなチャレンジですが、多様な人材の活用は今後ますます重要になっていくはずです。ぜひ前向きに検討してみてください。

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