【外国人採用】採用時~採用後に必要な書類!パターン別

4/5/2021最終更新

近年増加している外国人労働者。現在、外国人の採用を考えているという採用担当者様も多くいらっしゃるかと思います。

しかし、外国人を採用した場合、日本人を採用した場合とは異なる手続きや手続き書類の作成が必要です。こういった点を不安に思い、外国人の採用を見送っている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、外国人を採用した際と採用した後に必要な書類をパターン別にご紹介します。外国人を採用する際の注意点もまとめていますので、外国人採用を検討している方はぜひ参考にしてください。

外国人の採用時に必要な書類

外国人を採用する時に必要な書類は、採用する外国人が国内にいるか・国外にいるかで異なります。

採用する外国人が国内にいる場合

1.転職者(在留資格の活動範囲内)を採用する

在留資格(就労ビザ)の活動範囲内での転職を行う外国人転職者を採用する場合、機関に提出する書類等はありませんが、「在留カードの確認」と「就労資格証明書の発行」をおすすめします。

在留カードの確認

面接時などに必ず「在留カード」を確認してください。

  • 在留期間
  • 在留資格

上記を確認することで、採用することに問題が無いかがわかります。

在留カードが失効していないか、偽造カードではないかも確認しておきましょう。

出入国在留管理庁の在留カード等番号失効情報照会ページで確認することができます。

参照:出入国在留管理庁 在留カード等番号失効情報照会

https://lapse-immi.moj.go.jp/ZEC/appl/e0/ZEC2/pages/FZECST011.aspx

また、自社の業務が転職者の持つ在留資格の活動範囲内かどうかも改めて確認しておくとよいでしょう。

在留資格の一覧は下記にて確認できます。

出入国在留管理庁:在留資格一覧表

http://www.immi-moj.go.jp/tetuduki/kanri/qaq5.pdf

活動範囲内かどうかの判断がつかない場合、後述する「就労資格証明書」の発行をおすすめします。

就労資格証明書の発行

外国人転職者に内定を出す場合や、自社の業務が転職者の持つ在留資格の活動範囲内かどうかわからない場合には、「就労資格証明書」の発行をおすすめします。

就労資格証明書とは、在留資格の活動内容を法務大臣が証明する文書です。

参考

出入国在留管理庁:就労資格証明書(入管法第19条の2)

http://www.immi-moj.go.jp/tetuduki/zairyuu/syuurou.html

就労資格証明書を取得することで、採用した外国人の在留資格が自社での就労に適合しているかどうかがわかります。

また、就労資格証明書を取得した場合、外国人労働者が安心して働くことができると同時に、不法就労ではないという証明にもなるため、労働者・雇用者双方にメリットがあります。

注意点として、就労資格証明書は就労を許可するという書類ではありません。

また、発行は任意であり、申請・交付にも時間がかかります。(そのため、残りの在留期間が3ヶ月未満の外国人の場合は在留期間の更新時に同時に申請することをおすすめします)

2.留学生・転職者(在留資格の活動範囲外)を採用する

留学生や、在留資格(就労ビザ)の活動範囲外での転職を行う外国人転職者を採用する場合、「在留資格の変更手続き」が必要です。また、上述した「就労資格証明書の発行」も進めておくとよいでしょう。

在留資格の変更手続き

必要な書類は下記のとおりです。

留学生・転職者が用意する書類
  • 在留資格変更許可申請書
  • 申請者本人の顔写真(3ヵ月以内に撮影されたもの・写真の裏面に氏名を記入する)
  • 日本での活動内容に応じた資料(※1)
  • 在留カード
  • 資格外活動許可書(交付を受けている方のみ)
  • 旅券(パスポート)または在留資格証明書

※1:留学生の場合は卒業証明書(見込含む)・在学証明書・成績証明書など

転職者の場合は源泉徴収票などの法定調書合計表・住民税の課税証明書など

在留資格によって異なります。

法務省:日本での活動内容に応じた資料【在留期間更新許可申請】

http://www.moj.go.jp/ONLINE/IMMIGRATION/ZAIRYU_KOSHIN/shin_zairyu_koshin10_01.html

申請書はこちらからダウンロードできます。在留資格によって申請書の様式が異なります。

法務省:在留資格変更許可申請

http://www.moj.go.jp/ONLINE/IMMIGRATION/16-2.html

代理人・取次者が申請する場合は追加で必要な書類があります。

法務省:在留資格変更許可申請

http://www.moj.go.jp/ONLINE/IMMIGRATION/16-3.html

会社側が用意する書類

採用する会社が用意する書類については、在留資格ごと(在留資格によっては団体・機関の区分ごと)に必要な書類が異なります。

詳しくはこちらをご覧ください。

出入国在留管理庁:日本での活動内容に応じた資料【在留資格変更許可申請・在留資格取得許可申請】

http://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/zairyu_henko10.html

参考までに、

  • 在留資格「技術・人文知識・国際業務」(該当例:機械工学等の技術者・通訳・デザイナー・私企業の語学教師など)
  • 区分「カテゴリー3」(前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提出された団体・個人(カテゴリー2を除く))

上記に該当する機関が用意する書類を下記に示します。

  • 各カテゴリーに該当することを証明する文書(カテゴリー3の場合は前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表)
  • 申請人(留学生・転職者)の活動の内容等を明らかにする資料(雇用契約書など)
  • 登記事項証明書(登記簿謄本)
  • 事業内容を明らかにする資料(会社案内・パンフレットなど)

3.採用する外国人が国外にいる場合

採用する外国人が現在国外に在住している場合は、「在留資格認定証明書の申請」を行う必要があります。

在留資格認定証明書を取得したのちは、採用する外国人に送付します。

その証明書を利用して、採用する外国人が現地の日本大使館で在留資格(就労ビザ)の取得後来日・入社、という流れになります。

在留資格認定証明書の申請

必要な書類は下記のとおりです。

  • 日本での活動内容に応じた資料(※1)
  • 在留資格認定証明書交付申請書
  • 申立書(演劇・演芸・歌謡などの興行に係る活動を行う場合のみ)

※1:取得する在留資格の種類によって用意する資料が異なります。

詳しくはこちらをご覧ください。

出入国在留管理庁:日本での活動内容に応じた資料【在留資格変更許可申請・在留資格取得許可申請】

http://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/zairyu_henko10.html

申請書・申立書はこちらからダウンロードできます。

法務省:在留資格認定証明書交付申請

http://www.moj.go.jp/ONLINE/IMMIGRATION/16-1.html

外国人の採用後に必要な書類

外国人を採用した後は、ハローワーク(公共職業安定所)に「雇用保険被保険者資格取得届」または「雇入れ・離職に係る外国人雇用状況通知書」を提出する必要があります。

雇用保険被保険者資格取得届

採用した外国人が雇用保険に加入する場合に提出する書類です。

申請書は下記よりダウンロードできます。また、電子申請による届出も可能です。

ハローワークインターネットサービス – 雇用保険被保険者資格取得届

https://hoken.hellowork.mhlw.go.jp/assist/001000.do?screenId=001000&action=koyohohiLicenceLink

取得届の17欄から23欄までを記入します。内容は下記の通りです。

  • 被保険者指名
  • 在留カード番号
  • 在留期間
  • 資格外活動の有無
  • 派遣・請負就労区分
  • 国籍・地域
  • 在留資格

取得届は、雇用を開始した月の翌月10日までに、事業所を管轄するハローワークに提出してください。

参照

届出様式について (1) 雇用保険の被保険者である外国人に係る届出 |厚生労働省

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/gaikokujin-koyou/07.html

厚生労働省静岡労働局 外国人を雇用する事業主の皆さまへ

https://jsite.mhlw.go.jp/shizuoka-roudoukyoku/var/rev0/0123/4183/2013813142222.pdf

雇入れ・離職に係る外国人雇用状況届出書

採用した外国人が雇用保険に加入しない場合に提出する書類です。電子申請による届出も可能です。

記入する内容は下記の通りです。

雇用する外国人の指名

  • 在留資格
  • 在留期間
  • 生年月日
  • 性別
  • 国籍・地域
  • 資格外活動許可の有無
  • 在留カードの番号
  • 雇入れ年月日
  • 事業所の名称・所在地・電話番号等
  • 事業主の指名

雇用を開始した月の翌月末までに、事業所を管轄するハローワークに提出してください。

書類様式は下記からダウンロードできます。

届出様式について (2) 雇用保険の被保険者ではない外国人に係る届出 |厚生労働省

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/gaikokujin-koyou/07.html

書類作成時の注意点

Stack of documents placed on a business desk in a business office.

外国人採用にあたって必要な書類を作成する際は、提出時に英訳が必要な書類があります。

また、在留資格取得許可申請・在留資格変更許可申請を提出する場合は、実務開始前に採用通知書・労働契約書を作成する必要があります。

採用する外国人の母国語を理解し、必要書類や雇用契約についての説明を丁寧に行う必要があるでしょう。

採用通知書・労働契約書を作成する場合は、就労資格を取得できなかった場合は解雇する旨を記載しておくことでリスクを減らすことが可能です。

社会保険労務士など専門家にチェックしてもらうことも検討し、双方が納得した書類作成を心がけましょう。

参照:外国人の採用に関するフローチャートについて解説します! | SHARES LAB(シェアーズラボ)

https://www.shares.ai/lab/houmu/2985399

まとめ

外国人を採用する際は、必要な申請・届出が多く発生します。

それだけ多くの書類作成も発生するでしょう。

申請が完了するまでに数ヶ月単位の時間がかかる可能性もあるため、余裕を持ったスケジュールを組んだうえで採用活動・書類提出を行うことをおすすめします。

外国人採用に関する手続きの代行を行うサービスも存在しているため、手続きが煩雑に感じた方は利用を検討するとよいでしょう。

自身で各種手続きを行う場合も、代行サービスに依頼する場合も、採用予定の外国人とコミュニケーションを取りながら時間に余裕を持って行うことが大切です。

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