【外国人採用】採用に必要な書類と確認事項をパターン別に解説
近年、日本で働く外国人労働者の数は増加傾向にあります。グローバル化が進む中、多くの企業が優秀な外国人人材の確保に力を入れています。しかし、外国人を採用する際には、日本人とは異なる手続きや書類の準備が必要となります。
外国人の採用を検討している採用担当者の方は、必要な書類や手続きについて事前に理解しておくことが重要です。この記事では、外国人の採用時に必要な書類と確認事項を、採用する外国人の状況別にわかりやすく解説します。採用担当者の方はぜひ参考にしてください。
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採用時に必要な書類と確認事項：採用する外国人が国内にいる場合
採用する外国人が既に日本国内に滞在している場合、その外国人の在留資格や活動内容によって必要な手続きが異なります。ここでは、転職者と留学生の2つのパターンに分けて解説します。
1. 転職者（在留資格の活動範囲内）を採用する場合
在留資格（就労ビザ）の活動範囲内で転職する外国人を採用する場合、以下の2つの確認事項があります。
在留カードを確認する
面接時などに必ず外国人の在留カードを確認しましょう。在留カードには、在留期間や在留資格などの重要な情報が記載されています。これらを確認することで、その外国人を採用することに問題がないかを判断できます。
また、在留カードが偽造されていないか、失効していないかも併せて確認してください。出入国在留管理庁の在留カード等番号失効情報照会ページで確認も可能です。
在留カードの照会方法やアプリについて詳しく知りたい方は、「外国人採用の際に必要な在留カード照会とは？照会方法やアプリも紹介」をご覧ください。
就労資格証明書の交付申請を行う
外国人転職者に内定を出す場合や、自社の業務が転職者の持つ在留資格の活動範囲内かどうかわからない場合は、「就労資格証明書」の交付申請をおすすめします。
就労資格証明書とは、在留資格の活動内容を法務大臣が証明する文書のことです。この証明書を取得することで、採用した外国人の在留資格が自社での就労に適合しているかどうかを確認できます。
就労資格証明書の交付申請は任意ですが、取得しておくことで外国人労働者が安心して働くことができ、不法就労ではないことの証明にもなります。ただし、就労を許可する書類ではないことに注意してください。
申請から交付までには時間がかかるため、残りの在留期間が3ヶ月未満の外国人の場合は、在留期間の更新時に同時に申請することをおすすめします。
就労資格証明書についてより詳しい情報や、交付申請に必要な書類と注意点を知りたい方は、「就労資格証明書とは？外国人採用の際には交付申請をしよう」と「就労資格証明書とは？就労資格証明書交付申請に必要な書類と注意点」をご覧ください。
2. 留学生・転職者（在留資格の活動範囲外）を採用する場合
留学生や在留資格の活動範囲外で転職する外国人を採用する場合は、在留資格の変更手続きが必要です。また、就労資格証明書の交付申請も併せて行うとよいでしょう。
在留資格の変更手続きには、留学生・転職者側と会社側、双方で準備する書類があります。
留学生・転職者が用意する書類
- 在留資格変更許可申請書
- 申請者本人の顔写真（3ヵ月以内に撮影されたもの・写真の裏面に氏名を記入）
- 日本での活動内容に応じた資料（※1）
- 在留カード
- 資格外活動許可書（交付を受けている方のみ）
- 旅券（パスポート）または在留資格証明書
※1 留学生の場合は卒業証明書（見込含む）・在学証明書・成績証明書など、転職者の場合は源泉徴収票などの法定調書合計表・住民税の課税証明書などが必要です。
会社側が用意する書類
会社側が用意する書類は、在留資格や団体・機関の区分によって異なります。例えば、在留資格「技術・人文知識・国際業務」に該当する機関の場合、以下の書類が必要です。
- 各カテゴリーに該当することを証明する文書（前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表）
- 申請人（留学生・転職者）の活動の内容等を明らかにする資料（雇用契約書など）
- 登記事項証明書（登記簿謄本）
- 事業内容を明らかにする資料（会社案内・パンフレットなど）
詳しくは出入国在留管理庁のホームページをご確認ください。
在留資格変更時の申請手続きについて、必要書類や審査期間を含めたより詳細な情報は、「在留資格変更時の申請手続き！必要書類や審査期間も解説」をご覧ください。
採用時に必要な書類と確認事項：採用する外国人が国外にいる場合
優秀な外国人人材を確保するために、海外からの採用を検討している企業も多いでしょう。しかし、採用予定の外国人が国外に在住している場合、国内在住の外国人を採用する場合とは異なる手続きが必要となります。
在留資格認定証明書の交付申請を行う
採用予定の外国人が現在、国外に在住している場合は、「在留資格認定証明書」の交付申請を行う必要があります。
在留資格認定証明書とは、外国人が日本に入国する際に必要な在留資格の基準に適合していることを証明する文書です。この証明書を取得した後、採用予定の外国人に送付します。外国人はその証明書を利用して、現地の日本大使館で在留資格（就労ビザ）を取得し、来日・入社するという流れになります。
在留資格認定証明書の交付申請に必要な書類は、取得する在留資格の種類によって異なります。詳しくは出入国在留管理庁のホームページを参照してください。
また、在留資格認定証明書についてより詳しく知りたい方は、「外国人採用に欠かせない在留資格認定証明書とは？取得方法を解説」をご覧ください。
外国人の採用後に必要な書類と確認事項
外国人を採用した後は、ハローワーク（公共職業安定所）への届出が必要です。外国人労働者が雇用保険に加入する場合は「雇用保険被保険者資格取得届」を、加入しない場合は「雇入れ・離職に係る外国人雇用状況届出書」を提出します。
雇用保険被保険者資格取得届を提出する
雇用保険被保険者資格取得届は、ハローワーク インターネットサービスからダウンロードできます。電子申請での届出も可能です。
届出書の17欄から23欄に、外国人労働者の情報（氏名、在留カード番号、在留期間、資格外活動の有無、派遣・請負就労区分、国籍・地域、在留資格）を記入します。
提出期限は、雇用を開始した月の翌月10日までです。事業所を管轄するハローワークに提出してください。
雇入れ・離職に係る外国人雇用状況届出書を提出する
雇用保険に加入しない外国人労働者を採用した場合は、「雇入れ・離職に係る外国人雇用状況届出書」を提出します。電子申請での届出も可能です。
届出書には、外国人労働者の氏名、在留資格、在留期間、生年月日、性別、国籍・地域、資格外活動許可の有無、在留カードの番号、雇入れ年月日、事業所の情報（名称、所在地、電話番号等）、事業主の氏名を記入します。
提出期限は、雇用を開始した月の翌月末までです。事業所を管轄するハローワークに提出してください。届出書の様式は、厚生労働省のホームページからダウンロードできます。
雇用状況届出書に関しては「外国人採用で必須の雇用状況届出書とは？手続きや注意点を解説」の記事で、外国人労働者の雇用保険手続きについて詳しく知りたい方は、「外国人の雇用保険手続きはどうする？外国人雇用状況届出書が必要なケースも」をご覧ください。
外国人採用に必要な書類作成時の注意点
外国人の採用に必要な書類を作成する際は、いくつか注意点があります。
まず、提出時に英訳が必要な書類があることを覚えておきましょう。また、在留資格取得許可申請・在留資格変更許可申請を提出する際は、実務開始前に採用通知書・労働契約書を作成する必要があります。
採用する外国人の母国語を理解し、必要書類や雇用契約についての説明を丁寧に行うことが大切です。採用通知書・労働契約書には、就労資格を取得できなかった場合は解雇する旨を記載しておくことで、リスクを減らすことができます。
社会保険労務士など専門家にチェックしてもらうことも検討し、採用者と被採用者双方が納得できる書類作成を心がけましょう。
まとめ
外国人の採用には、日本人の採用とは異なる多くの申請・届出が必要であり、それに伴う書類作成も発生します。申請が完了するまでに数ヶ月単位の時間がかかることもあるため、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。
外国人採用に関する手続きの代行サービスを利用することで、煩雑な手続きを円滑に進められます。自身で手続きを行う場合も、採用予定の外国人とコミュニケーションを密に取り、時間に余裕を持って進めることをおすすめします。
外国人採用は、企業のグローバル化に欠かせない取り組みです。必要な手続きや書類についての理解を深め、適切に対応することで、優秀な外国人人材の確保につなげていきましょう。
また、外国人採用に関する詳細な情報を知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。
・外国人労働者の募集～採用に必要な準備と手続きを詳しく解説
・採用担当者必見！外国人を雇用するまでの流れと手続きを解説
これらの記事では、外国人労働者の募集から採用までに必要な準備や手続きを一連の流れで解説しています。
